Jobs list of Support & Administration

オフィスアドミンスタッフ｜Office Administrator

■グローバル企業／業務になれてきたら在宅も可能・実働7時間勤務でWLB◎／英語スキル活かせる■

4 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Group Secretary / Team Assistant

Company overview: This company provides the operational support that keeps a global law firm group running smoothly. It centralises essential back‑office functions and enables teams across all international locations to work efficiently and consistently.
Responsibilities: 担当パートナーおよび弁護士に対して、事務およびオフィス関連のサポートを提供し、弁護士業務の効率と効果を最大化することが目的となるポジションです。
オフィスアドミンスタッフは主に弁護士のサポートですが、必要に応じてオフィスマネージャーの補助もお任せします。
ビジネスに対して質の高いタイムリーなサポートを提供することにコミットしており、マルチタスクをこなしつつ細部への注意を維持できる、前向きでチーム志向の方が求められます。
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■ポジションについて
高い協働性を持つチームの一員として、担当パートナーおよび弁護士への事務サポートを行うとともに、必要に応じて他の同僚へのアドホックなサポートもお任せします。

■Responsibilities
Client Service Coordination for assigned fee earners including:
Book an internal conference room when requested. Travel management, booking transportation, hotels, and producing detailed itineraries.
Coordinating and support on business development and client liaison initiatives for fee earners, including:updating database information (Business cards entry using InterAction);
assisting with marketing initiatives and events (including occasional support at events e.g. registration desk).

Proactively handling all aspects of expense claims on behalf of nominated fee earners.
Dealing professionally and promptly with clients (internal and external) telephone calls and communications, including calls diverted to the team.
Travelling to post office, Legal Affairs Bureau, embassies, government offices, law offices and other locations to receive and send documents.

Technical and Organizational Skills Managing the end to end billing process, ensuring bills are prepared and sent in a timely manner. This includes:working with nominated partners/fee earners to initiate billing processing;
perform accurate data entry
double check fees / disbursements amounts / Japan Consumption Tax and Withholding Tax are all correct.
liaising with the accounts team to tell Partner’s billing request (payor name, currency, fee amount, etc.)
liaising with the accounts team with any billing related queries.

All aspects of document production including copying, scanning, typing, formatting documents, drafting bible indexes, creating correspondence, pitches and presentations for client meetings and business development events.
Entering and ensuring proper filing management of client data/information into the firm’s software programmes including InterAction, Outlook and iManage.
Coordinating the opening of new client matters and assisting with Anti-Money Laundering, Know-Your-Client processes, undertaking as much research as possible before passing over to the Partner for approval.
Responding to emails as necessary and prioritising correspondence to enable fee earners to focus on urgent matters.

Office Administration Assist Office Manager with administrative, facilities, IT and client services.
Assist Office Manager in maintaining office premises, including pantry and meeting room.
Responsible for answering general office phone and answering office door to vendors.
Responsible for arranging incoming/outgoing mails by courier service and mail.
Any secretarial tasks and duties upon instruction from Office Manager.
Assist Office Manager in seminar preparation (booking venue, catering, etc.)

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob6

日英翻訳担当

保険、金融に関する知識をお持ちの方必見です

7.2 - 7.74 million yen Tokyo Support & Administration Translator / Interpreter

Company overview: We are a company focused on life insurance operations. We are particularly strong in cancer and medical insurance, offering insurance products to meet diverse needs. To support our clients\' health and livelihood, we emphasize prompt payment of claims and excellent customer service. We also strive to develop innovative products and improve our services, and have earned a reputation among many customers for providing reliability and peace of mind.
Responsibilities: ①翻訳チェック・翻訳業務（業務時間の80～90％）日米エグゼクティブの経営全般にかかわる文書を正確、迅速かつ適切に翻訳します。日本語原文から英語に翻訳した文書や社内用語が、正確かつ適切であるかを迅速にチェックすること（翻訳者へのフィードバックを含む）。
ネイティブチェッカー2名体制下で、メインのチェッカーを務めていただきます。
②翻訳関連業務翻訳のユーザー（依頼者、読み手など）との相談・交渉、用語集・訳文テンプレートの作成、参考資料等の整備、翻訳者の育成、当室で使用する機械翻訳等ツールの検討など。
③通訳・翻訳室内の業務等室内勉強会などの企画・運営、コンプライアンス状況のモニタリングなど。

Administrative Officer

高度な生産機械を提供する国際的メーカー／英語スキル活かせる

5 - 8 million yen Kanagawa Support & Administration Office Manager

Company overview: This company is a long‑established global provider of advanced industrial machinery, offering customized production solutions across sectors such as tire manufacturing, rubber processing, metal can production, and pharmaceutical automation. With decades of innovation and a strong focus on sustainability and service, it supports customers worldwide through highly specialized technology. The company emphasizes engineering excellence, tailored solutions, and long‑term operational support.
Responsibilities: 同社は、タイヤ製造、ゴム加工、金属缶製造、医薬品自動化などに向けた
高度な生産機械を提供する国際的メーカーです。
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■ポジションについて
Administrative Officer として、オフィスの日常業務を幅広い事務作業を通じてサポートしていただきます。
その中でも、特にカスタマーサポート顧客対応に重点を置いて業務を行っていただきます。
■Main responsibilities
Support local sales activities like quotations and invoicing
Organizing in coming shipment of components from overseas or any subsidiary (import/export support).
Responsible for Travel/visa arrangements.
Coordinator for QA/ISO standards and regulations
Ensure compliance to local rules and good administrative and finance practices
Support in HR admin as in preparing the salary payment for our external payroll company
Involved in the preparation of the budget and financial forecasts
Deliver input to the accountant for reporting timely monthly financial statements
Support banking, tax and other financial administrative tasks In this role you will report to the General Manager and will cooperate with many departments at the head office in the Netherlands

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob6

人事総務・契約社員

人事ジェネラリストとしてのご経験をお持ちの方必見です

4 - 5 million yen Tokyo Support & Administration HR Assistant

Company overview: Our client provides medical devices and these solutions for infection control and diagnostic technologies.
Responsibilities: 東京オフィスで人事総務業務を幅広く担当します。オフィス備品の購入、ビル関連の問題対応、社用車・電話の管理
採用サポート（内定通知書作成、面接調整、入社手続き、ファイル管理）
人事データ管理（組織図更新、HRレポート作成、退職面談実施）
年次プロセス支援（評価・給与レビュー・人材レビュー）
給与処理（財務部門・外部サービスとの連携、休暇・病欠記録管理）
安全衛生管理（スタッフ教育、応急処置プログラム、労災対応、OHSMS運用支援）
英語での報告や週1回のAPACオンライン打ち合わせ、英語資料対応
事務サポートが中心ですが、プロジェクト参加の可能性もあります。

【東京】HR Specialist (P&C Coordinator)

給与・社保業務経験と英語スキルが活かせます

4 - 5 million yen Tokyo Support & Administration HR Assistant

Company overview: We specialize in the development and marketing of lubricant products. In particular, we are widely known in the field of automotive and industrial oils and greases, offering high performance products. We also pursue innovative technologies and environmentally friendly products to maximize engine efficiency and extend equipment life. Furthermore, we cooperate with automobile and industrial machinery manufacturers around the world and are trusted for our advanced technology and quality control. Our product lineup includes engine oils, gear oils, and cooling fluids to meet diverse needs. In addition, we offer customized solutions to meet customer needs and always aim to provide the best service.
Responsibilities: Join a thriving global leader in automotive lubricants, known for its premium products and consistent growth even in challenging markets. They are looking for a skilled Payroll Specialist to contribute to their continued success and play a key role in their Japanese operations.
This position offers a unique opportunity to work on global standardization projects and broaden your international experience. If you are passionate about payroll and would like to use your English language skills, we encourage you to apply!
Responsibilities:
Compile the information needed for payroll and validate the results of the calculation (160 employees)
Prepare accounting data for payroll information
Manage personnel costs and HC performance
Respond to inquiries about personnel costs and requests for the preparation of materials
Manage Time and Attendance information
Control Expatriate's Tax Filing in corporation with a global mobility company
Manage HR database maintenance and filings
Advice employees regarding company insurance, withholding tax, etc.
Operate and manage various benefits
Exchange data between Finance Division
Update work rules
Report paperwork to government
Oversee GBS (Global Business Services) member in Malaysia who supports Japan HR
Manage Temp staff contract using e-staffing (20 people)
Support recruiting activities
Other HR related admin tasks

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バックオフィス業務担当｜Administration

外資医療機器メーカー／英語スキル活かせる／フレックスタイム制／実働7時間30分

4 - 5.5 million yen Tokyo Support & Administration Sales Assistant

Company overview: We are a foreign-affiliated manufacturer handling medical equipment and related devices. With operations in over 190 countries and development and production facilities across five continents, we are an international company. Our products are designed to meet the needs of our customers, and we invest time in understanding their requirements before product development. To ensure safety, we allocate funds to our in-house testing center and quality management, providing reliable and optimal products and solutions from automated production to custom projects.
Responsibilities: 130年
の歴史をもつドイツ発祥
のメーカーの日本法人です。
呼吸器・麻酔器は国内シェアトップクラス
で、
売り上げは世界経済に依存せずに成長し、右肩あがり
で伸びています。
そんな同社にて、バックオフィス
でご活躍いただけませんか？
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■ポジションについて
サービス部門において、バックオフィス業務とエンジニアサポートを通じて、売上と利益率の向上、予算達成、サービスKPIの改善を目指し、さらに情報の効率的な保存・提供を行い、サービスオペレーションマネージャーの支援をお任せします。
■具体的な業務内容
担当エリアの予算達成のため、サービス業務を支援
システム・ツールのデータ管理とメンテナンス（SAP・CRM・サービスツール・契約書ツール等）
フィールドサービスとの連携とサポート
サービス部のバックオフィス業務全般
見積り、契約、請求業務（ドキュメントの保管管理を含む）
顧客対応（エンドユーザーおよび代理店など）
チーム内での情報共有、マニュアル作成
新入社員への教育（派遣社員も含む）
その他の関連部署とのコラボレーションやサポート
国内およびグローバルプロジェクトへの参加と貢献

■働く環境
フレックスタイム制
確定拠出年金あり
年間休日120日以上
実働7時間30分

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob5

採用事務

自ら考え行動できる方、グローバルな意識を持った方がベストフィット／急成長を続けるプロフェッショナルファーム

4 - 8 million yen Tokyo Support & Administration HR Assistant

Company overview: We provide IT consulting and solutions in Japan. In particular, we focus on digital transformation, system development, and business efficiency improvement. Our highly skilled and experienced professionals propose and support the implementation of customized IT strategies to meet the needs of companies. We also help companies strengthen their competitiveness by leveraging the latest technologies such as cloud computing, data analysis, and AI technologies. Furthermore, we focus on project management and risk management to ensure smooth project implementation. We provide comprehensive solutions to help clients achieve their business goals and have a reputation for reliability and quality.
Responsibilities: 急成長を続けるプロフェッショナルファームにて【採用事務担当】
を募集いたします。
採用事務は、候補者と企業をつなぐ「最初の窓口」
となる重要な役割です。
候補者がスムーズに選考を進められるようサポートすることで、採用成功に直接貢献できます。
また、リクルーターや現場部門と連携しながら業務を進めるため、
人事領域の幅広い知識やスキル
を身につけることができます。
事業成長の鍵を握る
コンサルタント人材の採用に携わりませんか？
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■ポジションについて
採用業務全般の運営・サポートを担当していただきます。
候補者対応や選考調整など、採用活動を円滑に進めるための重要な役割です。
■具体的な業務内容
応募者管理（応募受付、書類選考進捗管理）
面接日程調整、候補者・面接官との連絡
採用関連データ入力・集計
求人媒体の管理・更新
採用イベントや説明会の運営サポート
入社手続きに関する事務業務

■魅力ポイント
ルーティン業務と改善提案の両方に携わることができます。
採用事務から採用企画、人事全般へのキャリアアップも可能です。
フラットで意見を出しやすい風土があり、互いに協力しながら業務を進めています。

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob5

Workplace Coordinator

【Tokyo／丸の内】A Global Advisory Firm Specializing in M&A

4 - 6 million yen Tokyo Support & Administration General Affairs

Company overview: Our client is an independent M&A advisory firm.
Responsibilities: ＼Make the office environment more “comfortable” and “professional”／*This is a position that is not available on the company website As a global advisory firm specializing in M&A, we want Workplace Coordinator to help our professional employees work efficiently and customers who come here for business meetings to have a first-class time.We expect you to improve the overall office environment while fulfilling a back-office (general affairs- related tasks)role. M&Aに特化したグローバルアドバイザリーファームですので、社員には最高のパフォーマンスが発揮できるような環境を、お客様には最高の時間を過ごしていただけるような環境づくりをWorkplace Coordinatorとともに行ってまいりたいと考えています。バックオフィスの役割を果たしながら、オフィス環境全般をより良くしてください。 Followings are what you will be accountable for:
Service Focus
·      Meet and greet all visitors and take them to their assigned desk or office.·      To assist with daily reception duties as and when required.·      Set up meeting rooms with hospitality and catering.·      Ensure AV systems are set up and working.·      Clear down meeting rooms after use.·      Assist the OM with new joiners’ induction and first day orientation. ·      Offer a concierge type service - be a first point of contact for visitors and employees. o  Prepare suitable workstations for upcoming visitors, liaising with necessary colleagues to allocate desks and place welcome packs. ·      Print and bind documentation for client meetings and any in-house requirements. ·      Organise couriers and post, as and when required.·      Ensure stationery, pantry/catering and cleaning products are fully stocked.
Systems
·      Condecoo  Responsible for overseeing meeting room bookings and hot desk requests, and the correct logging of all visitor information onto the system and capturing all hospitality requirements.o  First point of contact for any issues with the Condeco system.·      Logging and liaising with IT and Condeco for any issues that cannot be resolved in-house. ·      Provide first line assistance with meeting room AV kit.

Workplace
·      Be a physical presence in the office throughout the day.o  Conduct regular walk rounds of the floors.o  Assist employees with general office enquiries/issues. o  Ensure hot desk bookings and visitors (on Condeco) match with who is in the office and where they are actually seated and report any anomalies to the OM. ·      Ensure the office is clean and tidy and the lounge/kitchen areas are always looking fresh and are sufficiently stocked. ·      Ensure a thorough understanding of HL measures and processes (which will change regularly). ·      Assist the OM with management and compliance with fire and safety regulations.·      Assist the OM with day-to-day liaison with building management including coordination of facilities maintenance programs throughout the year.·      Assist the OM with procurement and maintenance of office furniture, equipment and asset management.
Invoicing
·      Prepare and review invoices for approval; check for accuracy and verify across the business lines, including assigning relevant cost/project codes.·      Liaise with the Finance & Accounting team to report any issues in a timely manner.
ESG
·      Help the OM drive engagement and wellbeing activities for employees.·      Help drive the HL sustainability agenda in Tokyo. Others
·      Assist the OM with vendor management and negotiations, including that for library and records.·      Assist the OM with events as well as ad-hoc projects.――――――――――

【リモート可】HRアシスタント｜HR Assistant

人事全般に興味があり、経験浅い方も大歓迎！／平均残業10ｈ・フレックスと比較的自由な環境で就業可能／英語スキル活かせる

3.74 - 4.44 million yen Tokyo Support & Administration HR Assistant

Company overview: As the core of a group of companies providing a diverse range of Internet services, we are engaged in the formulation of management strategies and support services for operating companies. Our main services include the formulation and implementation support of corporate management strategies, and we provide comprehensive services to support a wide range of business development. We also support efficient operations through the outsourcing of back-office operations tailored to the needs of client companies. We provide highly reliable services based on our many years of experience and extensive knowledge.
Responsibilities: ━━━━━━━━━━━━━━━
同グループは、企業や学校/医療法人、自治体などのお客様の建設プロジェクトを、
計画から運用まで丁寧にサポートする建築コンサルティング会社
で、
今後は、途上国支援にもつながる海外事業にさらに注力していきます。
設計/施工会社などと資本関係がない独立系のコンサルティング会社であり、
発注者であるお客様に寄り添いながら、関係者や利用者、社会にとっての最適解を目指します。
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ポジションについて
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同グループ（ホールディングス会社と4つの事業会社で構成）における人事アシスタントにおいて、以下の業務を行います。
■具体的な業務内容
【労務】給与計算
年次の労務業務（年末調整・定時改定等）
労務に関する支払申請、社内承認申請等
入退社管理、辞令作成・通知
社会保険関連業務
派遣社員の契約更新
勤怠や人事関連書類の発行・管理
【採用・研修】面接スケジュールの調整と選考プロセスの進捗管理
求人票、メール、各種資料等の作成・見直し
社員研修の企画、運営サポート
【管理部門業務】代表電話応対
来客対応
※補足：社員とのコミュニケーションや採用業務の際に、メールをメインに英語を使用することがございます。
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魅力ポイント
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人事全般に興味があり、経験浅い方も大歓迎！チャレンジできる環境が整っているので、安心してスタートできます。
まずはアシスタントとして労務業務や採用・研修を幅広くご担当いただきますが、将来的には労務分野の業務割合が大きくなる予定です。
社員が安心して働ける環境づくりに携わりながら、法律や労務の専門知識を実務を通じて身につけ、キャリアアップにつなげていただけます。

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働き方とチームの雰囲気
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10:00~16:00をコアタイムとしたフレックスタイム制を導入
平均残業10時間以内
週2回リモートワーク可
入社日に有給付与
年間休日123日
プライベートも大切にしながら、比較的自由な環境で就業いただくことが可能です。

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob10

アカウント職(運航営業事務)～英語力を活かす/船舶関連事業展開/在宅勤務週２OK～

扱う金額の多さからも、大きなやりがいを感じることができます。

4.7 - 6.3 million yen Tokyo Support & Administration Sales Assistant

Company overview: We are a company that specializes in supervising ship construction and providing consulting services. As a wholly-owned subsidiary of a major trading company, our business scope is extensive. We engage in ship management, construction supervision, chartering and operation of ships, brokerage of used ships, sales and export/import of marine equipment to shipyards, as well as accounting and business management for overseas Special Purpose Companies (SPCs) related to ship ownership and operation. With expertise spanning various aspects of the maritime industry, including specialized management and operation by our in-house staff and collaboration with Mitsui & Co., Ltd., we offer a wide range of services. Our appeal lies in the stability provided by being fully backed by a major trading company and the numerous opportunities to undertake large-scale projects, fostering a dynamic business environment akin to that of a trading company.
Responsibilities: 【船舶関連ビジネスにおけるあらゆる課題を解決するトータルソリューションカンパニー／用船仲介隻数で業界トップ級のシェア】
■業務内容：用船料（船のレンタル代）の入金確認及び用船者（船を借りた会社）への督促
船主（船のオーナー）への用船料明細書の送付、手数料の請求
照査手続き、その他郵便物取り扱いなどの庶務

■業務のやりがいや魅力：習熟すれば比較的自分のペースで業務を進めることができます。また、英語を使用することもできるため、英語力を活かしたい方は存分に力を発揮できます。主な英語の使用機会は、英文メールや契約書の確認などになります。加えて、海運に関する知見を得ることが可能です。海運はダイナミックな業界です。グローバルな環境のみならず、扱う金額の多さからも、大きなやりがいを感じることができます。
業務は社内のメンバーと協力しあって進めていただきます。運行本部では長い運航期間、貸主と借主双方と良い関係を築きながら最後までスムーズな運航をサポートしていきます。そのため、社交性はもちろんのこと、トラブル発生時に柔軟に対応できる力、応用力が求められます。
■部署構成：47名（本部長1名、部長2名、エキスパート1名、シニアアドバイザー2名、その他メンバー35名、出向者1名、派遣5名）

■研修：入社後は先輩社員がOJTで研修を実施いたします。海運の知識がなくても、海運・造船に関る研修の他、グループの多数の研修も受講可能です。簿記会計研修、海外派遣研修等、意欲次第で自身の成長の機会を得られます。

■キャリアパス：運航本部内での職種変更や営業、コーポレート部門への異動も可能です。

英文会計・海運事務

事務のご経験をお持ちの方必見です

4.55 - 5.25 million yen Tokyo Support & Administration Accounting Assistant

Company overview: -
Responsibilities: 国内外代理店とコミュニケーションをとりながら、海運に関わる経理業務、業務改善プロジェクトの推進等をお任せします。■業務内容詳細この部署では、世界各地の代理店に対し、入出港の際にかかる費用精算等を行っています。国内外の代理店や関係部署とやりとりし、船に関わる送金手配等の伝票起票や、債権債務の管理の他、海運関連事務を行います。日常的にメールや会議等で海外との英語対応が発生しますので、英語力を活かしたい方はご活躍いただけます。社内DX化や業務改善のプロジェクトを推進中です。主体的にプロジェクトに携わってください。スキルや希望に応じて、企画からお任せする可能性もございます。貿易事務の知識をお持ちでしたら活かせます。経理や海運業界未経験の方でも丁寧にサポートしますので安心してご入社ください。将来的には管理職として活躍いただくことを期待しています。

【未経験歓迎】庶務・エンジニアアシスタント

セールスアシスタントや営業事務の経験をお持ちの方必見です。

4 - 6 million yen Tokyo Support & Administration General Affairs

Company overview: Our client is developing and manufacturing automation solutions.
Responsibilities: 会社全体の庶務業務を幅広く担当しながら、エンジニアチームのアシスタント業務も担うポジションです。組織全体の運営を支えるとともに、エンジニアチームの円滑な業務遂行をサポートしていただきます。
具体的には：
技術資料やデータの作成・管理
エンジニアのアポイント調整
物品管理（部品・備品の在庫管理）
部品や機材の手配・管理
簡単な配線作業の補助
オフィス内の庶務業務（備品管理、電話対応、来客対応）
海外本社とのメールやオンラインミーティング対応
出張手配や各種調整業務
オフィスシステムの管理維持等
社用車の管理
※本社オーストリアとのやり取りがある為日常的に、英語を使います。

秘書・アシスタント業務

【世界のインフラを支えるハードディスクドライブやストレージ製品のメーカー】

6 - 8 million yen Kanagawa Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant

Company overview: Our client is a manufacturer of hard disk drives.
Responsibilities: 同社はハードディスクドライブ（HDD）を消費者向け製品から企業向け製品、データセンター向け大規模ストレージに至るまでトップレベルで開発・製造する世界最大級のデータストレージメーカーです。
全世界に研究・開発拠点と製造拠点を展開し、従業員数約41,000⼈のグローバルカンパニーとして、各国の従業員が連携・情報交流を密に図りながら取り組んでいます。
同社はHDDの主要開発拠点であり、ここで製品化されたヘリウム密閉技術や瓦記録技術など世界最先端の技術を使って、データセンターなどで使用されるHDDの開発を行っています。
世界各地に研究・開発拠点や製造拠点を持っており、ダイバーシティを重視したグローバルな環境でキャリア形成をする事が出来ます。
■業務内容
同社の最重要拠点の一つである藤沢事業所において、海外からの赴任者を含む複数の幹部の秘書・アシスタント業務を担当頂きます。
■具体的な業務内容
スケジュール／会議管理複数の会社幹部の業務スケジュールの調整／管理
社内各部署とのアポイントの調整および会議の設定
海外関連部署との会議の調整

出張／渡航手配国内外出張における航空券／宿泊先／交通手段の手配
海外出張時のアポイント調整
出張経費精算および関連事務手続き

会食／イベントサポート社内外関係者との会食／懇親会の企画／調整
社内イベントの運営サポート

その他事務／調整業務各種事務手続き／サポート業務
関連部署の秘書との連携／調整
部署内における情報共有

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob5

役員秘書（秘書室）｜Executive Assistant

迅速で正確な事務処理能力をお持ちの方必見！

5 - 7 million yen Tokyo Support & Administration Group Secretary / Team Assistant

Company overview: Our client is a major securities company in Japan, providing a wide range of financial services. Our primary activities include securities trading, asset management, and investment banking, offering a diverse array of financial products to both individual and corporate clients. Leveraging our deep knowledge of domestic and international markets and our expertise in advanced analysis, we support our clients\' investment strategies. Through research and advisory services, we contribute to our clients\' asset formation and management. Utilizing our global financial network, we offer services that adapt to various market conditions.
Responsibilities: ■投資・資産運用の分野で幅広いサービスを提供する企業にて、役員のサポートをいただく【役員秘書（秘書室）】
を募集しております■
同社は100年の歴史をもち、世界30以上の国と地域に展開しているグローバル企業です。
ーーーポジションについてーーー
同社経営者をサポートする部署です。秘書室では経営トップの役員や顧問の秘書業務、及び役員の活動に付随する関連業務を担当しています。秘書には、考える力、行動力、丁寧な対応が求められ、ここでの経験は、本社業務全般に活かすことができます。
▼具体的な業務内容
役員や顧問など経営層の秘書業務全般
スケジュール管理（アポイントの調整、会議・会食のセッティングなど）
国内外の関係者や顧客との電話やメールでの対応
案内状やお礼状、その他各種送付物の作成、発送
国内・海外出張に関する各種手配、工程表作成、資料の準備等
経費精算、名刺データや各種情報の管理
海外社外取締役・要人来日対応
役員会議運営
各種イベント対応

ーーー求める人物像ーーー
迅速で正確な事務処理能力をお持ちの方
円滑なコミュニケーションスキルをお持ちの方
高いホスピタリティをお持ちの方
高い水準のコンプライアンス意識と情報管理能力をお持ちの方

■雇用形態：有期雇用契約

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob10

総務事務

海外での就業ビザ発行や経費精算、会計管理、契約業務などのご経験をお持ちの方必見です

5.5 - 10 million yen Tokyo Support & Administration General Affairs

Company overview: Our client is primarily involved in architectural design and supervision, as well as planning, consulting, and management, all of which are involved in the overall life cycle of a facility.
Responsibilities: 大手設計事務所の同社にて国際事務業務に従事していただきます。ご経験に応じて以下の業務をお任せいたします。業界経験不問ですので、建設プロジェクト関連業務など入社後にキャッチアップいただきますので、ご経験なくとも問題ございません。１．建設プロジェクト契約関連図書作成（英文）入札要項書、入札評価、契約書案、見積書案等、建設プロジェクトの英文書類作成業務２．建設プロジェクト会計管理（英文）プロジェクト財務報告書、プロジェクト請求書、プロジェクト現地事務所会計報告書等、プロジェクトに関連する英文会計管理３．国際ロジ関連業務出張者ビザ取得、宿泊先手配、移動手段手配、海外顧客との日程調整など

Community Operation Lead

アメリカで創業された、グローバルに展開するイノベーションセンター／英語スキル活かせる

7 - 10 million yen Tokyo Support & Administration General Affairs

Company overview: 起業家支援のサービスを提供しています。
Responsibilities: 同社はアメリカで創業され、グローバルに展開するイノベーションセンターです。
魅力的でダイナミックな【コミュニティオペレーションリード】
を募集しています。
すでに関連業務の経験があり、メンタリング、トレーニング、チームのスーパービジョンに加え、
新たなキャリアトラック社員の育成・指導など、
幅広い役割を通じてスキルを伸ばしたい方にとって最適なポジションです。
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■ポジションについて
コミュニティオペレーションズチームの一員として、コミュニティの構築と関係性の形成を担います。
共用スペース（コモンズ）の環境づくりやソーシャルな場の創出を通じて、担当フロアのクライアントと継続的で意義のある関係を育む役割です。
このポジションは、コミュニティ内でクライアントからのあらゆる質問・相談に対応する主要な窓口として機能します。
■Responsibilities
Initiating and developing trusting relationships with clients and colleagues.
Maintain a constructive landlord-tenant relationship with building management.
Handle difficult client requests or encounters to maintain overall service quality and client satisfaction.
Continually striving to improve and refresh spaces that cause clients and community members to come together in effective ways.
Facilitating office moves and setups.
Troubleshooting office equipment in case of simple problems or escalating it to the appropriate department.
Coordinating and liaising with other teams across the company to share resources most efficiently.
Designing and utilizing a range of deliberate communications tools to educate and engage members.
Support the professional development of all team members.
Taking a lead in mentoring and training new members who may join as part time or full time.

━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob6

総務

オフィスサービスに関連するIT周辺知識をお持ちの方必見です

7.5 - 9 million yen Tokyo Support & Administration General Affairs

Company overview: This company is one of the global leaders in Life Insurance, Non-life Insurance and Property-casualty industry.
Responsibilities: 委託先との協業を通じて、オフィスサービスの最適化を図り、コストの最適化を図るとともに、従業員の生産性を向上させる。社内外のステークホルダーと協力体制を構築し、施策を推進する。
オフィスサービスやサービスプロセスの改善を計画・開発し、それを実行する。

サステナビリティ推進

海外部門や海外事業体と連携したプロジェクトを企画・実行した経験をお持ちの方必見です

6.6 - 10.5 million yen Tokyo Support & Administration General Affairs

Company overview: We are a manufacturer and distributor of electronic components and materials. Our products include magnetic components and electronic devices and are used in a variety of industries and fields. Our products are made with advanced technologies and high-quality manufacturing processes, and are characterized by their reliability and performance, contributing to the advancement of society through the development of information and communication technologies and the improvement of energy efficiency. We are also committed to developing environmentally friendly products and promoting energy conservation to help realize a sustainable society. Our products play an essential role in all aspects of daily life and industry. We contribute to the development of society by continuing to provide innovative technology and outstanding quality.
Responsibilities: サステナビリティ推進のキードライバーとなる社員に対する諸施策の企画・検討・実行（プログラムの開発、教育・トレーニング実施、表彰プログラムの推進等）
有識者との関係構築
*ご入社後はまず、それぞれの業務をサポートまたはリードしていただき、将来的には強みを活かせるテーマでマネジメント業務をお任せします。

Project Coordinator

語学力が活かせるポジション

6 - 8 million yen Tokyo Support & Administration Other Assistant

Company overview: Our client is a subsidiary to an internationally prominent entertainment company that orchestrates/develops world-class resort destinations globally. They aim to provide unique and immersive experiences that cater to all. They are listed on the S&P 500 and have also been recognized as one of FORTUNE magazine\'s "World\'s Most Admired Companies."
Responsibilities: The Project Coordinator provides day-to-day support a specific project, focusing on pre-opening activities. This role is primarily coordination-focused, helping senior team members manage pre-opening tasks, contracts, and cross-team communications. As skills and experience grow, the coordinator will have opportunities to take on more complex project responsibilities and advance into broader project management roles. Main responsibilities:

Pre-opening Project Management SupportAssist the PMO in managing pre-opening working groups to facilitate communication and status tracking, while working closely with counterparts.
Maintain the project management system, including management of user access, project registration process, and general platform upkeep.
Support English-to-Japanese and Japanese-to-English communications (written and verbal) for effective communication and decision-making between parties.

Contract Execution SupportTrack and support the execution of key contracts and scope of work documents (including NDA, MOU, LOI) in a timely manner for the team to efficiently start and complete phases of work.
Evaluate and perform due diligence (background and probity checks) on potential partners (corporations, central and local governments, tourism agencies, vendors, etc.).

IP Asset ManagementSubmit and track copyrighted asset approval/registration requests to the Legal team.
Handle download requests for assets from Webdam/Getty image libraries.

Las Vegas Tour CoordinationWork closely with both US-based Global Development, Japan, and other team resources to manage schedule and details for visits.
Manage visit request intake process, looking for ways to continuously improve the process based on effectiveness and feedback.

Administrative TasksMeeting coordination: coordinate logistics (location, time), send internal and external meeting invites, set up recording/transcript settings as needed, upload recording and transcript files.
Manage access permissions and storage space for Teams SharePoint sites.
Help organize internal events (Town Halls, holiday events, employee activities).
Provide flexible support to the pre-opening team for other tasks as needed.

【中国語／台湾語】通訳兼品質保証

中国語、台湾語のビジネス通訳経験をお持ちの方必見です／世界トップクラスの台湾のファウンドリ専業会社

6 - 10 million yen Mie Support & Administration Translator / Interpreter

Company overview: Our client manufactures semiconductors.
Responsibilities: 同社は世界トップクラス
の台湾にあるファウンドリ専業会社の一員であり、
日本発のファウンドリとして半導体製造受託サービスを提供しています。
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■ポジションについて
半導体製品の品質保証に関する業務（50％）及び通訳業務（50%）をお任せします。
■具体的な業務内容
通訳業務_顧客対応、UMC本社との会議、コミュニケーション
翻訳業務など通訳、翻訳業務に関わる業務全般
製造工程の品質保証と改善
製品出荷品質保証
品質マネジメントシステムの維持、改善

■働く環境
家族手当、住宅手当など充実した福利厚生や社内制度を設けています。
また、離職率2％と腰を据えて働ける環境です。
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