Jobs list of Support & Administration
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Job number: JN -082025-192128 Posted: 2025-08-04
翻訳プロジェクトの進捗・品質管理
医薬品開発に関する知識がある方必見です。4.5 - 6.5 million yen Osaka Support & Administration Translator / Interpreter
- Company overview
- Our client is the Japanese subsidiary of a European CRO with over 100 offices and tens of thousands of employees worldwide.
We have a strong business foundation providing global drug development services and a vision to be a “Global Healthcare Intelligence Partner”. We aim to provide advanced drug development operations by combining our experience in drug development with technology that enables 100% virtual clinical trials.
As a partner to pharmaceutical manufacturers and bio-venture companies, we provide a wide range of support from clinical trials to regulatory filings and post-marketing activities. We can also provide a comprehensive range of services including regulatory affairs, pharmacovigilance, and medical writing.
We have a culture where employees work healthy and enjoy challenges, and have been awarded “World\'s Best Company” multiple times by Forbes, an American economic magazine. - Responsibilities
- クライアントのニーズを踏まえてデータベースより翻訳者やレビュアーの選定、依頼
案件進捗管理、予算内での管理
翻訳チェッカーへのチェック依頼
納品物の最終確認、納品
クライアントの期待値を管理し、パートナーシップを強化する。
必要に応じて、最終提案書を期限内にクライアントに提出する。
クライアントのニーズに合致した成果物を作成するために、明確で簡潔なプロジェクト指示書の作成
プロジェクトの運営にあたってチームメンバーとクライアントの連携
緊急の問い合わせやタスクを効果的かつ迅速に管理し、プロジェクトのタイムラインの管理 等
Samantha Labrador
Corporate Services -
Job number: JN -082025-192136 Posted: 2025-08-04
進捗・品質管理
医薬品開発に関する知識をお持ちの方必見です4.5 - 6.5 million yen Tokyo Support & Administration Translator / Interpreter
- Company overview
- Our client is the Japanese subsidiary of a European CRO with over 100 offices and tens of thousands of employees worldwide.
We have a strong business foundation providing global drug development services and a vision to be a “Global Healthcare Intelligence Partner”. We aim to provide advanced drug development operations by combining our experience in drug development with technology that enables 100% virtual clinical trials.
As a partner to pharmaceutical manufacturers and bio-venture companies, we provide a wide range of support from clinical trials to regulatory filings and post-marketing activities. We can also provide a comprehensive range of services including regulatory affairs, pharmacovigilance, and medical writing.
We have a culture where employees work healthy and enjoy challenges, and have been awarded “World\'s Best Company” multiple times by Forbes, an American economic magazine. - Responsibilities
- クライアントのニーズを踏まえてデータベースより翻訳者やレビュアーの選定、依頼
案件進捗管理、予算内での管理
翻訳チェッカーへのチェック依頼
納品物の最終確認、納品
クライアントの期待値を管理し、パートナーシップを強化する。
必要に応じて、最終提案書を期限内にクライアントに提出する。
クライアントのニーズに合致した成果物を作成するために、明確で簡潔なプロジェクト指示書の作成
プロジェクトの運営にあたってチームメンバーとクライアントの連携
緊急の問い合わせやタスクを効果的かつ迅速に管理し、プロジェクトのタイムラインの管理 等
Samantha Labrador
Corporate Services -
Job number: JN -072025-192069 Posted: 2025-08-01
【平塚市】カスタマーサポート（営業事務）★フレックス／ゆくゆく在宅勤務可
グローバルトップクラス4 - 5 million yen Kanagawa Support & Administration Sales Assistant
- Company overview
- We develop and manufacture control systems and devices used in the aircraft, defense, industrial products, and medical equipment markets, with its main manufacturing base in the United States. Our products and systems are used in military and civilian aircraft control systems, as well as various control devices in military equipment and devices, and as control components and devices in factory machinery, railroads, and medical equipment.
- Responsibilities
- 【精密制御機器のグローバルトップクラス／平均勤続年数16年／設立50年以上の安定企業／20か国で13,500人の社員】
■業務内容：営業部門における顧客対応全般
担当顧客に対する受注・納期管理
SAPの使用による見積書、請求書、その他営業活動に関連する書類の作成発行とフォローアップ
国内・海外顧客からのコンタクトポイントとした顧客ニーズへの対応
営業担当者や社内関連部門との業務連携や協働
販売取引プロセス（例：価格、販売記録の保存、カスタマーサポートの役割）の改善への参画
その他、営業庶務全般（来客対応、ファイリング、郵便物の配布等）
■キャリアステップ：グループリーダー、カスタマーサポートチームのリーダー
Heitaro Chikamori
Corporate Services -
Job number: JN -072025-192067 Posted: 2025-08-01
【東京】ローカライザー（和英）◆英語力を活かせる／億超えヒットゲーム輩出／福利厚生充実
ゲームが好きな人必見4 - 10 million yen Tokyo Support & Administration Translator / Interpreter
- Company overview
- Our Client mainly plans, develops and operates games.
- Responsibilities
- ～ゲーム・アニメ業界での経験者歓迎！／世界180以上の国と地域でコンテンツを提供／ユーザーが楽しむゲーム作りを目指す最高の環境と技術あり／残業18時間程度～
■業務内容：ゲームの翻訳業務を対応をしていただきます。原文の品質をそのままに、広く英語圏の方に受け入れられるようなローカライズ業務にあたっていただきます。
■求める人物像：チームワークとコミュニケーションを重んじる方
ゲームが好きな人
ゲームを”もっと面白くしたい”と考えられている方
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -072024-31226 Posted: 2025-07-31
【東京／翻訳・通訳経験者歓迎】営業事務（契約書作成・メール対応等）
何らかの海外企業とのやり取りの経験が活かせます。4 - 5.8 million yen Tokyo Support & Administration Sales Assistant
- Company overview
- Our client is engaged in the environmental business.
- Responsibilities
- 入札参加図書の作成
海外顧客との契約文書の確認と営業担当への助言
海外顧客との打合せ対応同席（資料準備や通訳等）
海外顧客とのメール対応
営業活動に関わる技術資料の翻訳
海外からの機材販売問合せに関する見積もり対応（翻訳等）
※海外出張は殆どありません。
※顧客折衝経験がなくてもしっかりビジネス英語による文章作成・読解能力があれば問題ありません。
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -052025-187775 Posted: 2025-07-30
グローバル推進職員
Vibrant culture that emphasizes student-centered learning4 - 8 million yen Tokyo Support & Administration Other Assistant
- Company overview
- Our client operates a university, an affiliated Japanese language school, and a preparatory school.
- Responsibilities
- 業務内容：
グローバルプログラムの立案・実施、国際教育に関連した業務推進・企画
留学生募集活動の企画・実施（海外エージェントの開拓・業務委託、ターゲット校の開拓）
留学生向け入試の運営、問い合わせ対応等
配属部署はこれまでのご経験やご本人の希望を総合的に判断して決定します。
ジョブローテーションあり
Nao Yoshida
Corporate Services -
Job number: JN -062025-189587 Posted: 2025-07-29
部長秘書業務（経営戦略部）
英語スキル活かせます4.08 - 0 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client is a major securities company in Japan, providing a wide range of financial services. Our primary activities include securities trading, asset management, and investment banking, offering a diverse array of financial products to both individual and corporate clients. Leveraging our deep knowledge of domestic and international markets and our expertise in advanced analysis, we support our clients\' investment strategies. Through research and advisory services, we contribute to our clients\' asset formation and management. Utilizing our global financial network, we offer services that adapt to various market conditions.
- Responsibilities
- 投資・資産運用の分野で幅広いサービスを提供する企業にて、経営戦略部を担当する部長の秘書を募集いたします。経営戦略部は同社グループ全体の中長期的な戦略の立案・実行を行う部署です。 主な業務として部門・カンパニーの企画関連及びコーポレート部門の各部署と連携して、事業戦略策定・実行、M&A案件、ビジネス・ポートフォリオ/リソース・マネジメントの最適化や新規ビジネスの立ち上げ等を行う部署で、ステークホルダーの種類も数も多く、スピーディに対応していくことが期待されています。 業務内容：
部長のスケジュール管理（アポイントの調整や会議のセッティングなど）
野村グループ内（海外含む）の関係者や顧客との電話やメールでの対応
案内状やお礼状、その他各種送付物の作成、発送
国内・海外出張に関する各種手配、工程表作成、資料の準備等
経費精算、名刺データや顧客情報の管理
Cindy Wong
Corporate Services -
Job number: JN -072025-191638 Posted: 2025-07-29
秘書・アシスタント｜Secretary・Assistant
アシスタントや秘書、管理業務：経理、人事、購買、営業などのご経験をお持ちの方必見です4.7 - 6 million yen Ibaraki Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client is a Japanese subsidiary of a foreign semiconductor manufacturer.
- Responsibilities
～営業利益率40％越え／平均勤続年数20.7年～
■■アナログ半導体世界シェアトップクラス、グローバル規模で30か国以上での事業展開の米半導体メーカー日本法人にて【アシスタント】
を募集いたします■■
アメリカで設立された95年の歴史ある企業で、グローバルで従業員3万4千人、全世界売上2.6兆円です。
充実した福利厚生やキャリアと能力開発にも力を入れているなど環境は良く、なんと平均勤続年数20.7年です！
◆フルフレックスなのでワークライフバランス◎です◆
ーーーポジションについてーーー
要求された業務について的確に細部を大事に遂行することのできるアシスタントの方を募集しています。社員の方と良好な関係を持ちつつ、業務上触れることがある機密情報を部外者に漏らさないようにすることが求められます。また、国内外の幹部レベルの役職者とも円滑にコミュニケーションを取る必要があります。
▼具体的な業務内容
幹部社員のスケジュール管理、出張手配
幹部社員のコスト管理、購入リクエスト・検収作業
国内外からの来訪者のロジスティックス（ホテル、移動手段、会食等）の手配
工場レベルの会議の手配、記録等。
工場レベルの各種管理（ホームページ、サーバー、メーリングリスト、組織図等）
工場レベルの組織横断活動のサポート
ーーー魅力ポイントーーー
製品を売り込むだけではなく、プラスアルファのシステムも提案することで高い支持を受けています
10万社を超える全世界の取引先に対して、約8万種類の製品を販売しております
アナログ以外にも約8万の多彩な製品のラインナップをもち、電子化、高性能化が急速に進む自動車／産業機器分野や、環境エネルギー分野、ヘルスケア、医療機器、セキュリティなどの幅広い市場で製品が導入されています
四半期ごとの売り上げに応じたインセンティブ支給があります。また、業績に応じて年俸とは別に業績賞与があり、年俸の最大20％を支給しています
ーーー求める人物像ーーー
業務を行う上での関係者と円滑に業務を行う能力をお持ちの方
高いコミュニケーションスキルをお持ちの方
新しいシステムやプロセスに迅速に対応する能力をお持ちの方
対人交渉、分析、問題解決の高いスキルをお持ちの方
異なる組織の社員と効果的に協業することができる方
イニシアティブが取れる方
優れた時間管理スキルをお持ちの方
■勤務地
：茨城／美浦
━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob6
Nao Yoshida
Corporate Services -
Job number: JN -072024-34857 Posted: 2025-07-28
Translator / Interpreter
語学力のあるゲーム好きの方必見です。3.2 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Translator / Interpreter
- Company overview
- We are a startup company specializing in the development of online video slot games, operating as a subsidiary of a leading pachinko manufacturer group. We have expanded our business internationally and operate as a game provider in the iGaming industry.
- Responsibilities
- 開発部門での翻訳/ 通訳
世界各国の海外取引先企業とのビデオ会議等での通訳（主に逐次）
契約書、メール、ゲーム開発企画書、関連資料等の英日翻訳
英語を活かした調べもの等（リサーチ資料、海外の法律に関するサイト、ニュース等）
世界各国で行われる打ち合わせやショーを含む出張への同行
部門長業務のサポート(企画・契約・スケジューリング等)
Ami Hayashi
Corporate Services -
Job number: JN -062025-190253 Posted: 2025-07-28
アシスタント（事務）
急募ポジションです。4.08 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Group Secretary / Team Assistant
- Company overview
- We are a mobile payment service provider. We provide a system that allows consumers to easily make electronic payments and transfers through smartphone applications. In particular, we promote the use of QR code payments and digital wallets, which are widely used in stores and online. With an emphasis on safety and convenience, we have created an environment in which users can use our services with peace of mind. In addition, we are working to enhance user convenience through various campaigns and special offers. We are contributing to the realization of a cashless society in Japan, aiming to stimulate economic activity and improve the convenience of consumers\' lives.
- Responsibilities
- ■キャッシュレス決済サービスを提供する企業にて【アシスタント（事務）
】を募集いたします■ 登録ユーザー ついに6,900万人！たくさんの人に使われている、そしてきっとあなたも使っているはず！ そんなキャッシュレス決算サービスを提供する企業の一員として働きませんか？ ◎IRチームのメンバーがスムーズに業務が進められるよう、多岐にわたるサポート業務をお願いします◎ ▼具体的な業務
チームサポート業務
チームメンバーのスケジュール調整、会議設定
チームメンバーの海外出張に伴う航空券やホテルの手配、経費精算
請求書の処理、備品管理など、部署内の庶務全般
イベント運営サポート
決算説明会や投資家向けイベントの会場手配、当日の受付・アテンド補助など
イベント等に関連するベンダーとのやり取り
英文メールでの応対や簡単なPowerPoint／Excel関連作業
英文資料の簡単な翻訳や、メール文面の作成
Excelでのデータ入力・集計
━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob6
Maria Nakata
Corporate Services -
Job number: JN -072025-191822 Posted: 2025-07-28
カスタマーサポート
コールセンターでの経験、またはコールセンターの運営経験をお持ちの方必見です6.4 - 8.5 million yen Tokyo Support & Administration Call Center / Customer Service
- Company overview
- As the finance arm of one of the most prestigious car manufacturers, our client is ready to assist you in your financial needs from individually tailored leasing plans to financing packages and expert investment advice.
- Responsibilities
- カスタマーインタラクションセンター（CIC）のシニアスペシャリストは、CICのモジュールの一つを担当します。主にスタッフ管理、目標達成、継続的なプロセス改善をお任せします。また、同社に提供されるサービスの管理もお任せし、同社のCRMとの関係とインターフェースを管理し、市場で最適化された顧客サービスの提供の確立をお願いしております。業務詳細:
【顧客体験プロジェクト】複数のプロジェクトを管理して、顧客に最大の影響を与える必要があります。CICマネージャーのサポートを受けながら、これらのプロジェクトを推進する重要な役割をお任せします
【プロセスガバナンス】異なる要件とプロセスをもつコールセンターの各モジュールにおいて、これらを文書化し、すべての関係者への理解の促進。
【契約管理】新しいニーズが生じた際に、廃止となる古い要件を適正にサプライヤーとの契約に反映。
各部門と適切なコミュニケーションを取り、最善の解決策を見つけ、期待の管理をお願いします。
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -102024-178656 Posted: 2025-07-28
翻訳・通訳担当 (法務部所属)
原則転勤なし/経常利益率39％の財務体質/主体性を持って働きたい方へ8 - 12 million yen Tokyo Support & Administration Translator / Interpreter
- Company overview
- We are a company that develops and manufactures semiconductor manufacturing equipment and related precision processing technologies using advanced technologies. As a leading company in microfabrication technology, the company is highly regarded in a wide range of industrial fields, particularly in the semiconductor industry. Its products and technologies are indispensable in the manufacturing process of semiconductor devices, enabling high-precision processing and quality control. DISCO also has a global presence, providing innovative solutions to customers in Japan and overseas. We are committed to sustainable growth and social responsibility, and contribute to future industrial development through technological innovation.
- Responsibilities
- ■業務概要：法務部所属の翻訳通訳担当として、以下業務をご担当いただきます。
【具体的な業務内容】各種契約書、社内外向けレター、メール文案、教育資料、システムUI等の英語翻訳やネイティブチェック
海外顧客、取引先等との打ち合わせにおける英語通訳
【業務の魅力】単なる作業にとどまらず、担当業務をより良くするためのアイデアを、実行に移すことができます。
業務の過程で最先端技術に触れる機会を得ることができます。
【業務改善活動(PIM)に関わる業務全般】改善案アイデア出し・推進・実施
毎月開催される他部署対戦で使用する資料の作成・発表
【目標管理活動(MBO)に関わる業務全般】(目標管理活動とは…企業活動の質ををめていくために、いくつかのの標を設定し全社で1年をかけて取り組む活動。全社と部部毎のテーマをそれぞれ設け、定期的に達成度合いを測定)担当テーマについて達成状況の進捗確認
他メンバーの取り組み意識を向上させる施策の企画推進
【残業時間】20h/月程度
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -012025-182417 Posted: 2025-07-28
ユーザーサポートデスクSV
事業会社またクライアントワークでのカスタマーサポート部門の管理経験をお持ちの方必見です。5 - 8 million yen Tokyo Support & Administration Call Center / Customer Service
- Company overview
- Our client is a next-generation transportation systems company leading the MaaS business.
- Responsibilities
- 業務プロセス改善
コールセンターのスタッフ管理
コールセンタースタッフの問い合わせフォロー及びエスカレーション対応
カスタマーサポート業務（電話／メール）※英語・日本語
チャットボット（英語版）の管理
使用方法等マニュアル英訳
KPIを達成するための新たな施策の企画・実行
顧客対応業務の最適化
教育体制構築／マニュアル作成
社内へのVOC共有によるサービスレベル向上
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -052025-188653 Posted: 2025-07-28
通訳・翻訳
会議や電話などでの通訳・翻訳業務が行える方必見です4.48 - 6.15 million yen Tokyo Support & Administration Translator / Interpreter
- Company overview
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- Responsibilities
- 翻訳・管理部アシスタントの業務をお任せします。【翻訳・通訳業務（業務全体の5割ほど）】社長、経営企画部、会社全体での翻訳・通訳業務をお任せします。
本国との会議の際、社長や経営企画部メンバーに代わり、メールや会議内容の通訳を行っていただきます。本国とのコミュニケーション強化や、社内周知などがミッションとなります。
※年2～3回程、滞在期間2.3日～1週間程度の海外出張も発生する可能性があります。※時差の関係で、就業時間外や祝日に会議が発生する場合がございます。その際、一時帰宅していただきご自宅から参加いただいたり、祝日実施の際は振替休日を取得頂くようにしております。※土日祝出勤：海外出張時は発生する可能性あり
【管理部アシスタント業務（業務全体の5割ほど）】総務、経理、法務など管理業務のアシスタントとして、書類作成や確認、郵便の仕訳等幅広くお任せをします。
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -072025-191752 Posted: 2025-07-27
経理スタッフ
日商簿記3級以上の資格をお持ちの方必見です。4.5 - 5.8 million yen Tokyo Support & Administration Accounting Assistant
- Company overview
- Our client is a general law firm.
- Responsibilities
- 会計ソフトを用いたデータ入力
現預金管理
振込他支払事務
伝票等証憑ファイリング
請求、入金データ管理
英文経理
外部折衝
海外拠点の英文経理支援
海外取引先とのコミュニケーション
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -062025-190427 Posted: 2025-07-26
事業開発本部 本部長秘書
役員秘書の実務経験3年以上をお持ちの方必見です5 - 7 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- We are engaged in the financial solutions business, including M&A advisory services, with a focus on the fee-based and leasing businesses. We are mainly engaged in the planning and development of business investment products, mainly fee-based and lease products, and our related subsidiaries are in charge of product origination, sales, and operation and management as a Type II financial instruments business. The subsidiaries are also involved in media-related and IR support businesses, and the entire group works together to promote the business.
- Responsibilities
- 秘書業務（社内外の会議、イベント等のスケジュール管理・調整、電話・来客対応、礼状手配、国内・海外出張手配等)
資料の作成（支払申請書作成、稟議書作成、案件管理、会議議事録の作成他）、ファイリング
決裁書類の授受・管理
事業全般の運営及び業務管理
Nao Yoshida
Corporate Services -
Job number: JN -072025-191129 Posted: 2025-07-25
カスタマーケア・マーケティング業務
ウェブのアクセス解析あるいは営業・顧客データの分析・管理の実務経験をお持ちの方必見です6.5 - 10 million yen Tokyo Support & Administration Call Center / Customer Service
- Company overview
- As a major Japanese newspaper company, we specialize in providing economic and business news. We report in detail on domestic and international economic trends, changes in financial markets, and corporate performance, serving as a crucial information source for business professionals and investors. We actively expand our digital media presence, delivering the latest news promptly through our online edition and apps, and aim to broaden our readership with diverse content. Additionally, we extend our activities beyond media by organizing economic events and publishing various materials. With reliable information and unique analysis, we have gained high acclaim both domestically and internationally for many years.
- Responsibilities
- （1）カスタマーケア業務問い合わせ対応
顧客データ分析など
（2）マーケティング業務主に個人読者開拓に向けたデジタルマーケティング（SNSマーケティング、eメールマーケティングなど）
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -072025-190486 Posted: 2025-07-25
Operations Officer
Urgent hiring for an international travel company3.5 - 5 million yen Tokyo Support & Administration Other Assistant
- Company overview
- We expand new horizons through travel and promote sustainable tourism, providing foreign tourists with comfortable tour plans to enjoy Japan. We utilize advanced technology to offer tools and support that ensure smooth travel planning. Our diverse team of passionate travel experts is dedicated to providing experiences where travelers can truly connect with local people, culture, and landscapes, making travel a reality. We emphasize sustainability and contribution to local communities, building a reputation as a pioneer in the travel industry.
- Responsibilities
- To check all files created by reservations staff, booking guides and transportation and ensuring that all aspects of every tour are handled correctly and on a rotation basis.
Main responsibilities:
Issue job orders for guides and drivers.
Reconfirm and co-ordinate with sub-agents, check transfers and airlines if necessary.
Be in charge of quality control & customer service for execution on ground.
Ensure timely reports.
Keep oneself informed of economic, industrial and other trends that affect markets, products and prices in the Tourism field.
Manage, motivate and retain the team to achieve high quality performance.
Liaise with the other departments, suppliers and the company's sister offices when needed.
Maintain good working relations with clients and suppliers
Work RelationsLiaise with the other departments and the company's sister offices
Liaise with all suppliers
Maintain good working relations with clients and suppliers
Note:
This job description is not intended to be all inclusive. You may perform other duties as negotiated to meet the ongoing needs of the organisation.
Samantha Labrador
Corporate Services -
Job number: JN -072025-190870 Posted: 2025-07-22
【五反田】営業
営業経験者必見です!4 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Accounting Assistant
- Company overview
- Our client main business is managing and administering music copyrights.
- Responsibilities
- 韓国のYouTuberの方へ、当社で作成している楽曲を使っていただくよう営業を行います。ニーズに合わせて楽曲を新規に作成することも可能です。
具体的にはリストがあるため、メールを送付して返信が来たら接点を取っていく流れになります。
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
Job number: JN -072025-190488 Posted: 2025-07-19
Reservations Officer
Recommended for candidates w/ hotel industry experience3.5 - 4 million yen Tokyo Support & Administration Other Assistant
- Company overview
- We expand new horizons through travel and promote sustainable tourism, providing foreign tourists with comfortable tour plans to enjoy Japan. We utilize advanced technology to offer tools and support that ensure smooth travel planning. Our diverse team of passionate travel experts is dedicated to providing experiences where travelers can truly connect with local people, culture, and landscapes, making travel a reality. We emphasize sustainability and contribution to local communities, building a reputation as a pioneer in the travel industry.
- Responsibilities
- The Reservation Officers are responsible for developing relationships and negotiating with suppliers to ensure the company receives the best available rates and to ensure the company has best conditions in the market. In addition to that, the Reservation Manager is responsible to ensure accurate and efficient confirmation of bookings through suppliers. S/he is also responsible for setting the booking procedures and ensuring all information is recorded into the company internal system. Main responsibilities:
Book reservations and send out confirmation notices for special requests such as FOC, discount and others benefits/added values.
Organize training in cooperation with suppliers to elevate reservation officers’ knowledge.
To determine the best suppliers for the operations of each trip, including the allocation of rooms To ensure accurate reservation information is sent to suppliers.
All services booked and confirmed as per assigned workload and ad-hoc booking requests in compliance with relevant booking procedures.
Minimize error rate in bookings.
To input all data accurately into Internal system in a timely manner Setting and completion of booking procedures.
No missed booking entries and accuracy of entered data.
Entries for each booking to be complete by month end for invoicing.
All entries to be updated and checked on a weekly basis.
Check carefully that the entire program has been confirmed, make all the reserved services match with the program including transportation, guides, restaurants, ticketing and other tour-related services.
Pre-check services to make sure all services are reserved before client's arrival.
Inform quickly the Department Manager in case of problems, allowing a suitable solution.
Advise or solve problems in case there are difficulties with one of the files.
Be in contact with the Product department and product team for things related to contracting, rates update.
Ensure the assignments’ deadlines are met & information updated frequently.
Guide/ coach the reservation staff and train them on Reservations process and procedures.
Need good communication with Inbound team
*Note: This job description is not intended to be all inclusive. Incumbents may perform other duties as negotiated to meet the ongoing needs of the organisation.
Samantha Labrador
Corporate Services