秘書

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Job details

Company overview

We are a Japanese subsidiary of a Japanese global group of companies and a publicly listed company that operates a major portal site. Our main service relies on advertising revenue, and through the portal site we provide a variety of useful functions such as web search, news, weather forecast, dictionary, translation, transfer guide, map, and fortune-telling. Since its establishment, several major Japanese companies have invested in us. We also operate mobile fan sites for celebrities and artists and offer a wide range of portal services. We have established our position in the industry and play an important role in the market through innovation and diverse service offerings.

Responsibilities

再上場を果たした当社では、上場企業としての経営体制強化を進めており、秘書業務においても更なる品質向上が求められています。特に重要な意思決定や社外対応を担う社長の活動を高い品質で支える体制を構築すべく、社長秘書としてご活躍いただける方を募集しております。※前任者が異動となるため後任としてご活躍いただける方を募集しておりますが、引継ぎ期間を十分に確保しているため安心してスタートしていただけます。代表取締役社長CEOの西條の秘書として、以下の業務をお任せいたします。
業務内容：

• スケジュール・アポイントメント管理
  • 会議等のスケジュール調整
  • 社内外のアポイント調整
  • 出張や会食等の手配
  • 電話対応／来客対応
• 情報・文書管理
  • 会議資料や報告書等の準備／確認
  • 機密文書の取り扱いと管理
  • メールや郵便物の確認と重要事項の抽出
• 事務
  • 経費精算
  • 秘書業務に関する契約書や予算管理
• 社用車の運行管理
  • 社用車の運行スケジュール管理
  • 運転手との連携
• イベント対応
  • 取締役会／株主総会などの運営補助
  • 公式行事や式典、レセプション等の準備・対応
  • 社内イベントの企画運営
• その他業務
  • 社長の業務遂行をサポートする上で必要となる、上記以外の随時対応
  • 社長からの個別依頼事項への柔軟な対応

Requirements

必須要件：

• 秘書実務経験2年以上もしくは何らかのアシスタント業務経験2年以上
• 多忙なスケジュールの中でも優先順位を判断し、落ち着いて対応できる方  
• 状況に応じて臨機応変に動ける柔軟性・判断力をお持ちの方  
• コミュニケーション力が高く、社内外とのやりとりを丁寧かつ円滑に行える方  
• 細やかな気配りやホスピタリティを大切にしながら、社長をサポートできる方  
• 秘匿性の高い情報や機密事項を慎重に取り扱える誠実さ・信頼感のある方  
• 変化のある環境や成長過程にある組織で、自ら考えて行動できる方

歓迎要件：

• IT企業での就業のご経験
• 秘書検定（準1級以上）
• 英語での業務のご経験
• IR・財務に関する基本的な知識

The appeal

仕事の魅力：

• 上場企業の社長秘書として、メール／来客対応／アポイント調整などを通じて、あらゆる対外的な接点を担い、取引先のキーパーソン、提携候補、経営陣、メディア関係者、士業など、多様で影響力のある方々との対応を通じ、社長の補佐として関係性を構築頂く事に貢献頂く事が出来ます。

Salary

5 - 6 million yen

Location

Tokyo