President Secretary | 社⻑秘書

---

Job details

Company overview

We are the Japanese subsidiary of a global logistics service provider. We offer a wide range of logistics solutions, focusing on domestic and international freight forwarding and delivery. In international transportation, we provide prompt and efficient transportation using various means of transport, including air and ocean freight. In domestic delivery, we also utilize advanced networks and advanced technologies to provide prompt and reliable services. In addition, we offer customized services tailored to the business needs of our customers, helping them to improve the efficiency of their logistics operations and reduce costs. We are also actively working to reduce our environmental impact, aiming to realize sustainable logistics.

Responsibilities

効果的かつ効率的な事務サポートを社⻑に提供する。マネジメントグループ関連のデイリー業務が体系的かつ綿密に遂⾏されるよう注意を払い取り計らう。
業務内容：

• 社⻑のスケジュールの管理。
• 国内外の出張・会議等の⼿配、各種経費精算を⾏う。
• 国内の会議やカンファレンス開催時に事務局・連絡係を務める。必要に応じて参加者（ビジター）の渡航・滞在・移動等に関する諸⼿続きを取り⾏う。
• 社⻑不在時に、社⻑のオフィスの管理を⾏う。社⻑の関与が必要な案件が間違いなく、かつ慎重に取り扱われるよう取り計らう。
• その他のカンファレンスや、レクリエーション、ファミリーデイなどの各種イベントにおいて、ホスト役として各種アレンジメントを⾏う。
• 必要に応じて他のシニアマネージャーのサポートを⾏う。
• 迅速かつ効率的に必要なデータを参照できるよう、ファイリングを管理・刷新する。
• 名刺・メーリングリスト等の情報管理
• 他部⾨の秘書やコーディネーターと協⼒し、各種アドミ関連情報や⼿続きを効率的に更新し、とりまとめられるよう取り計らう。
• 社⻑宛郵便物の仕分け
• その他、社⻑からアサインされるマネジメントグループ関連の様々な案件。

Requirements

必須要件：

• 英語 ︓ビジネスレベル
• PCスキル(Word/Excel/PowerPoint) : 中級
• タイムマネジメント
• チームワーク・調整⼒
  • ⽬的、⽬標達成の為に、部⾨や国を超えて他者との連携を図り、必要なサポートを提供したり、受けたりしながら協働することが出来る
• 柔軟性
  • 不確実な状況やプレッシャーのかかる状況、⽕急な案件においても状況を冷静に観察し、ポリシーやルールに則りながら、ポジティブな態
  • 度で柔軟に最善策を⾒極め、⾏動することが出来る
• 積極性・先⾒性
  • 状況に応じてプロアクティブに判断、⾏動して、必要となるアクションを考え、提⾔出来る
• 責任感と思慮深さ
  • 誠実さや責任感を持って、機密事項を慎重に取り扱うことが出来る
• コミュニケーション
  • ⼝頭・書⾯どちらにおいても、タイムリーかつ簡潔なコミュニケーションが取れる。状況や相⼿に応じて、適切なコミュニケーションス
• タイルやツールを選択できる。傾聴を⼼がけ、必要な情報を的確に収集し、まとめることが出来る。
• 5年以上の秘書・アシスタント業務経験
• TOEIC：850以上
• 英語使用用途：社⻑及びリージョナル/グローバルオフィスとのコミュニケーション
• PCスキル：Microsoft Word, Excel, Power Point 中級

Salary

6.5 - 8.7 million yen

Location

Tokyo