Jobs list of Support & Administration & Group Secretary / Team Assistant
-
NEWJob number: JN -062025-189376 Posted: 2026-03-06
役員秘書（秘書室）｜Executive Assistant
迅速で正確な事務処理能力をお持ちの方必見！5 - 7 million yen Tokyo Support & Administration Group Secretary / Team Assistant
- Company overview
- Our client is a major securities company in Japan, providing a wide range of financial services. Our primary activities include securities trading, asset management, and investment banking, offering a diverse array of financial products to both individual and corporate clients. Leveraging our deep knowledge of domestic and international markets and our expertise in advanced analysis, we support our clients\' investment strategies. Through research and advisory services, we contribute to our clients\' asset formation and management. Utilizing our global financial network, we offer services that adapt to various market conditions.
- Responsibilities
■投資・資産運用の分野で幅広いサービスを提供する企業にて、役員のサポートをいただく【役員秘書（秘書室）】
を募集しております■
同社は100年の歴史をもち、世界30以上の国と地域に展開しているグローバル企業です。
ーーーポジションについてーーー
同社経営者をサポートする部署です。秘書室では経営トップの役員や顧問の秘書業務、及び役員の活動に付随する関連業務を担当しています。秘書には、考える力、行動力、丁寧な対応が求められ、ここでの経験は、本社業務全般に活かすことができます。
▼具体的な業務内容
役員や顧問など経営層の秘書業務全般
スケジュール管理（アポイントの調整、会議・会食のセッティングなど）
国内外の関係者や顧客との電話やメールでの対応
案内状やお礼状、その他各種送付物の作成、発送
国内・海外出張に関する各種手配、工程表作成、資料の準備等
経費精算、名刺データや各種情報の管理
海外社外取締役・要人来日対応
役員会議運営
各種イベント対応
ーーー求める人物像ーーー
迅速で正確な事務処理能力をお持ちの方
円滑なコミュニケーションスキルをお持ちの方
高いホスピタリティをお持ちの方
高い水準のコンプライアンス意識と情報管理能力をお持ちの方
■雇用形態：有期雇用契約
━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob10
Cindy Wong
Corporate Services -
NEWJob number: JN -022026-199958 Posted: 2026-03-03
オフィスアドミンスタッフ｜Office Administrator
■グローバル企業／業務になれてきたら在宅も可能・実働7時間勤務でWLB◎／英語スキル活かせる■4 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Group Secretary / Team Assistant
- Company overview
- This company provides the operational support that keeps a global law firm group running smoothly. It centralises essential back‑office functions and enables teams across all international locations to work efficiently and consistently.
- Responsibilities
担当パートナーおよび弁護士に対して、事務およびオフィス関連のサポートを提供し、弁護士業務の効率と効果を最大化することが目的となるポジションです。
オフィスアドミンスタッフは主に弁護士のサポートですが、必要に応じてオフィスマネージャーの補助もお任せします。
ビジネスに対して質の高いタイムリーなサポートを提供することにコミットしており、マルチタスクをこなしつつ細部への注意を維持できる、前向きでチーム志向の方が求められます。
━━━━━━━━━━━━━━━
■ポジションについて
高い協働性を持つチームの一員として、担当パートナーおよび弁護士への事務サポートを行うとともに、必要に応じて他の同僚へのアドホックなサポートもお任せします。
■Responsibilities
Client Service Coordination for assigned fee earners including:
Book an internal conference room when requested. Travel management, booking transportation, hotels, and producing detailed itineraries.
Coordinating and support on business development and client liaison initiatives for fee earners, including:updating database information (Business cards entry using InterAction);
assisting with marketing initiatives and events (including occasional support at events e.g. registration desk).
Proactively handling all aspects of expense claims on behalf of nominated fee earners.
Dealing professionally and promptly with clients (internal and external) telephone calls and communications, including calls diverted to the team.
Travelling to post office, Legal Affairs Bureau, embassies, government offices, law offices and other locations to receive and send documents.
Technical and Organizational Skills Managing the end to end billing process, ensuring bills are prepared and sent in a timely manner. This includes:working with nominated partners/fee earners to initiate billing processing;
perform accurate data entry
double check fees / disbursements amounts / Japan Consumption Tax and Withholding Tax are all correct.
liaising with the accounts team to tell Partner’s billing request (payor name, currency, fee amount, etc.)
liaising with the accounts team with any billing related queries.
All aspects of document production including copying, scanning, typing, formatting documents, drafting bible indexes, creating correspondence, pitches and presentations for client meetings and business development events.
Entering and ensuring proper filing management of client data/information into the firm’s software programmes including InterAction, Outlook and iManage.
Coordinating the opening of new client matters and assisting with Anti-Money Laundering, Know-Your-Client processes, undertaking as much research as possible before passing over to the Partner for approval.
Responding to emails as necessary and prioritising correspondence to enable fee earners to focus on urgent matters.
Office Administration Assist Office Manager with administrative, facilities, IT and client services.
Assist Office Manager in maintaining office premises, including pantry and meeting room.
Responsible for answering general office phone and answering office door to vendors.
Responsible for arranging incoming/outgoing mails by courier service and mail.
Any secretarial tasks and duties upon instruction from Office Manager.
Assist Office Manager in seminar preparation (booking venue, catering, etc.)
━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob6
Nao Yoshida
Corporate Services -
Job number: JN -012025-182685 Posted: 2026-01-28
グループ秘書／Group Secretary │ 残業月10H程度・家賃補助あり
米国発の独立系投資銀行です。4 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Group Secretary / Team Assistant
- Company overview
- Our client is an independent M&A advisory firm.
- Responsibilities
同社は、米州、欧州、中東、アジア太平洋地域に拠点を持つ「独立系投資銀行」です。
M&A、キャピタルマーケッツ、財務リストラクチャリング、バリュエーションアドバイザリーなど、幅広い分野において世界トップクラスの専門知識と経験を持ち、企業、機関投資家、政府機関など世界中のクライアントに卓越したアドバイザリーサービスを提供しています。
現在、同社の「Group Secretary」としてご活躍いただける方を募集しています。
海外拠点のセクターヘッド来日時の出張アレンジや、外資系クライアント対応時の秘書間のやり取り、またメールでのやり取りなどで、英語力を活かしていただけるシーンがございます。
月平均残業時間は10時間程度と、働きやすさも魅力の一つです。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■業務内容：
複数のマネージング・ディレクター（MD）とそのチームメンバーを包括的に秘書としてサポートする役割を担っていただきます。
グループ内の業務を円滑に進めるため、さまざまな管理業務や組織業務に携わります。
秘書1人当たり1~2セクターをご担当いただきます。そのうち、1~3人がエグゼクティブ、そのほかバンカーのパフォーマンスサポート業務をご担当ください。
※オフィスには100名ほどのバンカーがおり、7つのセクターに分かれています。各セクターのエグゼクティブやリーダーに対しては秘書としての動きを、各バンカーについてはパフォーマンスサポーターとしての動きを行っていただくイメージです。
■具体的な仕事内容：
【秘書業務】
エグゼクティブ（MD）の日程調整、お手土産準備、レストラン予約、MTG予約、経費精算 etc...
【パフォーマンスサポート】
提案資料の印刷、作成のサポートに関する庶務、etc...
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Nao Yoshida
Corporate Services
1