フェローシップ受入担当・秘書

---

Job details

Company overview

Our Client conducts business to promote international exchange, international cooperation, and international understanding.

Responsibilities

国際交流・人材育成プログラムの運営支援や研究活動を支える事務業務を担当するポジションです。海外関係者との調整、フェローシップ運営、秘書業務、イベント運営など幅広い業務に携わり、多様な関係者と連携しながら事業活動を支援していただきます。
業務内容：

• 稟議作成（業務委託契約等）
• 経理支出処理
• 出張手配
• フェローシップ運営（受け入れ／送り出し）に関わる業務
• 関連する会議の手配・運営・各種ロジスティクス対応
• 上席研究員の日程管理（秘書業務）
• 若手フェローの受け入れ・送り出しに関する契約、査証手続き補助、渡航関連事務
• フェロー滞在時の受け入れ準備、滞在サポート、面会調整、出勤管理
• 上席研究員の講演依頼対応、出張手配、スケジュール管理
• 社内管理システムを利用した業務委託・協力依頼・出張等の稟議作成および支払処理
• セミナー、ラウンドテーブル、公開講演会等の企画運営補助
  • 会場・会食手配
  • 業者手配および契約対応
  • イベント情報掲載、メール配信業務
  • 会場設営および機材手配
  • 当日の受付・運営補助
• 国内外関係者との連絡・調整業務（日本語・英語）
• 国内外出張手配
  • 航空券・宿泊先の手配
  • 保険加入手続き
  • 査証申請準備
  • 出張関連文書の作成
• 経費精算
• 対外文書の作成（日本語・英語）
• 電話・来客対応
• その他付随する庶務業務

━━━━━━━━━━━━━━━#toppick3

Requirements

必須要件：

• 以下のうち（1）または（2）を含む、二つ以上の実務経験（3年以上）
  • 海外からの外国人受け入れ業務、若手人材育成に関わる業務経験
  • 役員、シニア研究者等の秘書業務経験
  • 非営利団体、シンクタンク、財団等における事業運営補助または総合事務経験
  • 政府機関または関連団体等における内部システムを利用した事務業務経験
  • 国際機関、在外公館等における事業運営補助または総合事務経験
• 英語：中級

歓迎要件：

• 日常的なコミュニケーションが可能なレベルの英語力
• AIツールを活用しながら英語文書や報告書を作成できる方

Salary

5 - 6.5 million yen

Location

Tokyo