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  求人番号：JN -022026-199958 掲載日：2026-03-18

  オフィスアドミンスタッフ｜Office Administrator

  ■グローバル企業／業務になれてきたら在宅も可能・実働7時間勤務でWLB◎／英語スキル活かせる■

  400 - 600 万円 東京 オフィスサポート（事務） グループセクレタリー / チームアシスタント

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  会社概要

  同社は、グローバルに展開する法律事務所グループの円滑な運営を支えるオペレーションサポート業務を担っています。主要なバックオフィス機能を集約し、各国の拠点が効率的かつ一貫した体制で業務を進められるよう調整を行います。

  業務内容

  
  担当パートナーおよび弁護士に対して、事務およびオフィス関連のサポートを提供し、弁護士業務の効率と効果を最大化することが目的となるポジションです。
  オフィスアドミンスタッフは主に弁護士のサポートですが、必要に応じてオフィスマネージャーの補助もお任せします。
  ビジネスに対して質の高いタイムリーなサポートを提供することにコミットしており、マルチタスクをこなしつつ細部への注意を維持できる、前向きでチーム志向の方が求められます。
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  ■ポジションについて
  高い協働性を持つチームの一員として、担当パートナーおよび弁護士への事務サポートを行うとともに、必要に応じて他の同僚へのアドホックなサポートもお任せします。
  
  ■Responsibilities
  Client Service  Coordination for assigned fee earners including:
   Book an internal conference room when requested. Travel management, booking transportation, hotels, and producing detailed itineraries.
  Coordinating and support on business development and client liaison initiatives for fee earners, including:updating database information (Business cards entry using InterAction);
  assisting with marketing initiatives and events (including occasional support at events e.g. registration desk).
  
  Proactively handling all aspects of expense claims on behalf of nominated fee earners.
  Dealing professionally and promptly with clients (internal and external) telephone calls and communications, including calls diverted to the team.
  Travelling to post office, Legal Affairs Bureau, embassies, government offices, law offices and other locations to receive and send documents.
  
  Technical and Organizational Skills Managing the end to end billing process, ensuring bills are prepared and sent in a timely manner. This includes:working with nominated partners/fee earners to initiate billing processing;
  perform accurate data entry
  double check fees / disbursements amounts / Japan Consumption Tax and Withholding Tax are all correct.
  liaising with the accounts team to tell Partner’s billing request (payor name, currency, fee amount, etc.) 
  liaising with the accounts team with any billing related queries.
  
  All aspects of document production including copying, scanning, typing, formatting documents, drafting bible indexes, creating correspondence, pitches and presentations for client meetings and business development events.
  Entering and ensuring proper filing management of client data/information into the firm’s software programmes including InterAction, Outlook and iManage.
  Coordinating the opening of new client matters and assisting with Anti-Money Laundering, Know-Your-Client processes, undertaking as much research as possible before passing over to the Partner for approval.
  Responding to emails as necessary and prioritising correspondence to enable fee earners to focus on urgent matters.
  
  Office Administration Assist Office Manager with administrative, facilities, IT and client services.
  Assist Office Manager in maintaining office premises, including pantry and meeting room.
  Responsible for answering general office phone and answering office door to vendors.
  Responsible for arranging incoming/outgoing mails by courier service and mail.
  Any secretarial tasks and duties upon instruction from Office Manager.
  Assist Office Manager in seminar preparation (booking venue, catering, etc.)
  
  
  ━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob6

  

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• 求人番号：JN -012025-182685 掲載日：2026-01-28

  グループ秘書／Group Secretary │ 残業月10H程度・家賃補助あり

  米国発の独立系投資銀行です。

  400 - 600 万円 東京 オフィスサポート（事務） グループセクレタリー / チームアシスタント

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  会社概要

  同社は、独立系M&Aアドバイザリーファームです。

  業務内容

  
  同社は、米州、欧州、中東、アジア太平洋地域に拠点を持つ「独立系投資銀行」です。
  M&A、キャピタルマーケッツ、財務リストラクチャリング、バリュエーションアドバイザリーなど、幅広い分野において世界トップクラスの専門知識と経験を持ち、企業、機関投資家、政府機関など世界中のクライアントに卓越したアドバイザリーサービスを提供しています。
  現在、同社の「Group Secretary」としてご活躍いただける方を募集しています。
  海外拠点のセクターヘッド来日時の出張アレンジや、外資系クライアント対応時の秘書間のやり取り、またメールでのやり取りなどで、英語力を活かしていただけるシーンがございます。
  月平均残業時間は10時間程度と、働きやすさも魅力の一つです。
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  ■業務内容：
  複数のマネージング・ディレクター（MD）とそのチームメンバーを包括的に秘書としてサポートする役割を担っていただきます。
  グループ内の業務を円滑に進めるため、さまざまな管理業務や組織業務に携わります。
  秘書1人当たり1~2セクターをご担当いただきます。そのうち、1~3人がエグゼクティブ、そのほかバンカーのパフォーマンスサポート業務をご担当ください。
  ※オフィスには100名ほどのバンカーがおり、7つのセクターに分かれています。各セクターのエグゼクティブやリーダーに対しては秘書としての動きを、各バンカーについてはパフォーマンスサポーターとしての動きを行っていただくイメージです。
  ■具体的な仕事内容：
  【秘書業務】
  エグゼクティブ（MD）の日程調整、お手土産準備、レストラン予約、MTG予約、経費精算 etc...
  【パフォーマンスサポート】
  提案資料の印刷、作成のサポートに関する庶務、etc...
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