【東京】Executive Assistant / Business Support Management

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募集要項

会社概要

同社は、保険およびリスク管理ソリューションを提供する企業です。特に、携帯電話や家電製品、自動車、住宅などの保証サービスに強みを持ち、顧客の資産を守るための包括的な保険商品を提供しています。損害や故障が発生した際の迅速な対応を重視しており、顧客満足度の向上に努めています。また、リスク管理に関する専門的なアドバイスやサポートも行い、顧客のビジネスを支援しています。国内外で幅広く事業を展開し、顧客に信頼されるパートナーとしての地位を確立しています。

業務内容

業務内容：

• 日本プレジデントの専任秘書業務
  • カレンダー・スケジュール管理
  • 出張手配
  • データ分析
  • クライアント向けピッチブック作成
  • 経費精算
  • 社内外会議の調整・準備・議事録作成・アクション項目のフォローアップ
  • 季節のご挨拶等
  • 詳細な指示なく業務遂行
• 日本リーダーシップチームメンバーへの総合的な事務サポート
  • 社内外会議の調整
  • 出張手配
  • 会議・接待会場の予約
  • 来客対応等
• JLT/グローバルリーダーと社員間のコミュニケーション管理
  • プロジェクト、タスク、イベントに関するコミュニケーションの円滑化
  • 日本語と英語の間での正確かつ適切な翻訳（口頭・文書）
  • 必要に応じて外部翻訳サービスや機械翻訳の活用
• グローバルリーダーの日本出張に関するビザ、宿泊、交通、食事、タウンホール、社員集会等の各種物流面でのサポート
• 事業計画、定期的な事業レビュー、その他各種レポート作成の支援
• コンプライアンス部門と連携し、メンバーの接待・贈答品に関する社内規定遵守の支援
• 外部機関・契約業者との窓口対応、経理部門との間での請求書処理
• オフィス管理業務
  • 組織の効率性と安全性の確保
• オフィス管理関連のオペレーションと手順の確立、IT部門とのオフィス機器に関する調整
  • 新入社員・在籍社員へのオフィス管理プロセス・手順およびBCP関連情報（社員安全確認システムの操作、東京消防庁による定期検査、定期的な窓清掃等）の教育・周知、外部業者との関係構築
• 会社のニーズや従業員の変化に応じたオフィス管理業務（ロッカーの割り当て、レイアウト変更の主導、グローバルチームへのオフィスレイアウトと関連情報の報告）
  • 事務用品、パントリー用品（名刺を含む）の調達・在庫管理、郵便物の受け取り・発送
  • 会社代表電話・メールの対応
  • 日本従業員のサポート（日本人事組織・日本マーケティングコミュニケーション部門と連携）
  • 各部門におけるビジネスサポートの潜在的なニーズの発掘と特定、それらのニーズを統合し、効率性と生産性を向上させるためのサポートスキームの構築

応募条件

必須要件：

• 商学または関連分野での学士号
• 秘書として7年以上の経験（派遣の場合、7年未満でも検討可）
• オフィス管理/ビジネスサポートの経験数年
• 日本語と英語での優れた読み書き能力
• 強固なステークホルダー管理能力と影響力、優先順位付け、時間管理、複数のプロジェクト/タスクの同時遂行能力
• 高い柔軟性とマルチタスク能力、優先順位の切り替え能力、細部へのこだわりと全体像把握能力、論理的・分析的思考力、問題解決能力、機密保持能力
• Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams）、SharePoint、Zoomの熟練度
• 人物像:  成熟、柔軟、親しみやすい、責任感とオーナーシップ、積極性、サポート力

給与

500 - 700 万円

勤務地

東京