オフィスサポート（事務） の求人情報一覧
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求人番号：JN -052025-188027 掲載日：2025-12-22
日英翻訳担当
保険、金融に関する知識をお持ちの方必見です720 - 774 万円 東京 オフィスサポート（事務） 翻訳 / 通訳
- 会社概要
- 同社は、生命保険業務を中心に展開している企業です。特にがん保険や医療保険に強みがあり、多様なニーズに応じた保険商品を提供しています。顧客の健康や生活を支えるために、保険金の迅速な支払いと優れた顧客サービスを重視しています。また、革新的な商品開発とサービス向上に努めており、信頼性と安心感を提供することで、多くの顧客から高い評価を受けています。
- 業務内容
- ①翻訳チェック・翻訳業務（業務時間の80～90％）日米エグゼクティブの経営全般にかかわる文書を正確、迅速かつ適切に翻訳します。日本語原文から英語に翻訳した文書や社内用語が、正確かつ適切であるかを迅速にチェックすること（翻訳者へのフィードバックを含む）。
ネイティブチェッカー2名体制下で、メインのチェッカーを務めていただきます。
②翻訳関連業務翻訳のユーザー（依頼者、読み手など）との相談・交渉、用語集・訳文テンプレートの作成、参考資料等の整備、翻訳者の育成、当室で使用する機械翻訳等ツールの検討など。
③通訳・翻訳室内の業務等室内勉強会などの企画・運営、コンプライアンス状況のモニタリングなど。
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
求人番号：JN -122025-198446 掲載日：2025-12-22
【虎ノ門】秘書アシスタント
サポート業務経験者必見です!400 - 444 万円 東京 オフィスサポート（事務） 重役アシスタント / 秘書
- 会社概要
- 同社は、多様なインターネットサービスを提供する企業グループの中核として、経営戦略の立案や事業会社への支援業務を行っています。主な業務内容には、企業の経営戦略の策定および実践支援が含まれ、幅広い事業展開を支援するための包括的なサービスを提供しています。また、顧客企業のニーズに応じたバックオフィス業務のアウトソーシングを通じて、効率的な運営をサポートしています。長年の経験と豊富な知識を基に、信頼性の高いサービスを提供しています。
- 業務内容
- 当社代表取締役社長の現任秘書（1名）のアシスタントをご担当いただきます。
具体的には、現任秘書の各種サポートとして以下の業務を想定:
社内外の関係者とのスケジュール管理やアポイント調整サポート（スケジュールは現任秘書が一元管理）
来客対応、電話対応
ウェブ会議時のセッティング
国内外への出張や会食等の手配
慶弔、各種贈答品手配
経費精算、支払処理
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
求人番号：JN -122025-198457 掲載日：2025-12-22
契約管理・請求発行担当
営業事務もしくは請求書作成業務経験（1年以上） をお持ちの方必見です。480 - 760 万円 東京 オフィスサポート（事務） 営業アシスタント
- 会社概要
- 同社は、赤道上空36,000kmの静止衛星を通じて、衛星電話・データ通信・救難通信を提供しています。船舶会社・航空会社などの移動体ユーザーや官公庁・報道関係者向けによる地上網・携帯電話網の届かないエリアでの利用、震災BCP対策として一般企業にも広く利用されています。
- 業務内容
- 本ポジションでは契約管理・請求発行担当として下記業務をお任せいたします。
＜契約管理業務＞営業部署から受領した契約申込書の内容に基づき、契約・請求システムへ登録並びに衛星事業者（海外）所有のシステムへ契約内容を登録する業務を行って頂きます。
契約申込書の登録は、日本語・英語が混在しており、衛星事業者所有システムの登録は、英語表記になり、問い合わせ・依頼等で英文によるやり取りが発生致します。
＜請求発行業務＞契約・請求システムの登録データを元に毎月請求書の発行を行い、E-mail 発送・郵便発送を行って頂きます。
衛星事業者から受領した請求内容の精査並びに精査に基づいて、衛星事業者へ問い合わせ・依頼等で英文によるやり取りが発生致します。
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-197995 掲載日：2025-12-21
事務スペシャリスト
事務経験をお持ちの方必見です600 - 800 万円 東京 オフィスサポート（事務） 経理アシスタント
- 会社概要
- 同社は国内最大規模の太陽光発電所を含む再生可能エネルギー施設の資産管理サービス及び開発のサポートを行っています
- 業務内容
- SPCの発電事業の運営に関する発電実績、収支状況等の定期報告等
Excelによる資金管理（収支・予実管理、事業計画の作成等含む）
外国人投資家、金融機関を含む関係者との連絡・調整
契約書・取引書類の管理や月次・年次の業務サポート
投資家会議への参加と議事録作成、総会・取締役会のセクレタリー業務
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
求人番号：JN -122025-198036 掲載日：2025-12-21
総務
オフィスサービスに関連するIT周辺知識をお持ちの方必見です750 - 900 万円 東京 オフィスサポート（事務） 総務
- 会社概要
- 同社はグローバル・インシュランスカンパニーです。
- 業務内容
- 委託先との協業を通じて、オフィスサービスの最適化を図り、コストの最適化を図るとともに、従業員の生産性を向上させる。社内外のステークホルダーと協力体制を構築し、施策を推進する。
オフィスサービスやサービスプロセスの改善を計画・開発し、それを実行する。
Clement Ng
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求人番号：JN -122025-197635 掲載日：2025-12-21
翻訳
日中、日英翻訳の実務経験をお持ちの方必見です560 - 700 万円 愛知 オフィスサポート（事務） 翻訳 / 通訳
- 会社概要
- 同社はグループの特許の出願・権利化、技術情報の調査解析や、計測ツールの開発、評価環境の開発を担当しています。
- 業務内容
- 同社にて、翻訳業務（日英、日中）をお任せします。AIが作成した中国語明細書のチェックおよび修正や、外部OSが作成した明細書の添削および外部OSの指導をお願いします。翻訳業務（日中、日英）※特に日中翻訳がメインです。
外国特許出願、権利化業務
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
求人番号：JN -122025-198340 掲載日：2025-12-21
営業事務
PCスキルをお持ちの方必見です450 - 600 万円 京都 オフィスサポート（事務） 営業アシスタント
- 会社概要
- 同社は、「フォーマー」のメーカー企業です。
- 業務内容
- 部品を自動で作る機械のメーカーである同社にて、海外営業部門をサポートする営業事務を担当いただきます。顧客：欧米、インド、南米、南アジアの現地企業
業界：自動車メーカー・建材メーカーなど
海外出張時の保険や手当の処理
営業メンバーの宿泊先確保
見積書などの作成
【英語を使用する場面】メールでのやりとりが多いですが、一部電話対応もいただく予定です（目安は7:3の比率です）。また、海外出張は基本的に発生しません。
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-198282 掲載日：2025-12-21
【恵比寿】営業アシスタント
営業事務経験者必見です!400 - 550 万円 東京 オフィスサポート（事務） 営業アシスタント
- 会社概要
- 同社は、様々な事業を展開する大手工業メーカーです。
- 業務内容
- 営業部門における業務管理全般（事業部会計、事業管理業務を含む）
営業アシスタント業務（海外顧客との定型メール対応（英語使用））
受注出荷管理、売掛管理
その他庶務業務等
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-197287 掲載日：2025-12-19
医療通訳
医療業界でのご経験をお持ちの方必見です400 - 500 万円 東京 オフィスサポート（事務） 翻訳 / 通訳
- 会社概要
- 同社は、医療機関です。
- 業務内容
- 国際部における通訳業務や幅広い業務を通じて、患者様およびエージェントとのコミュニケーションを円滑に進め、クリニックの活動を支えていただきます。医療通訳として、患者様と医師のコミュニケーションをスムーズにする役割を担います。【顧客対応】中国語および日本語を使用したインバウンド顧客やエージェントとのコミュニケーションを担当いただきます。患者様のニーズを正確に把握し、適切な対応を行います。メインは医師の診察や看護師の処置に同席いただき、患者様と医療従事者がお互いにスムーズにやり取りができるよう通訳業務をしていただきます。【医療相談サポートおよび予約調整・管理】再生医療を希望する患者様の診療スケジュールや予約管理をサポートし、治療プロセスをスムーズに進めるお手伝いをいただきます。【再生医療に関する書類作成・管理】医療資料の作成・翻訳（中国語⇔日本語）を含む書類業務全般を担当していただきます。【マーケティング戦略のサポート】再生医療分野における当院の認知度向上に向けたマーケティング活動の計画・実行を支援します。【その他、国際部業務全般】日常業務や新規プロジェクトへの協力を通じて、チーム全体の活動を支えます。
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-198332 掲載日：2025-12-18
貿易事務スタッフ
営業事務の実務経験をお持ちの方必見です400 - 500 万円 東京 オフィスサポート（事務） 営業アシスタント
- 会社概要
- 同社はゴルフ用品の製造・販売会社です。
- 業務内容
- 東南アジア市場の海外代理店営業部門のスタッフとして、自社ブランド製品の営業活動の事務業務全般をお任せします。自社工場（山形県）や親会社チーム（中国・上海）と連携し、以下の業務を推進して頂きます。海外代理店からの問い合わせ対応業務 （納期、製品、修理等）英語によるメール、電話による対応となります。（9割以上はメール）
現地代理店向けの出荷業務（代理店、フォワーダー、自社工場、中国グループ会社とのやりとり）
貿易関連書類の申請取得業務
新商品情報の配信、事前受注業務
その他、貿易事務に関する業務全般
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-198321 掲載日：2025-12-18
【みなとみらい】英語通訳・サポート担当（現場対応あり）◆グローバルな職場で活躍／正社員登用制度あり
マネージャー候補としてのステップアップも可能です。420 - 576 万円 神奈川 オフィスサポート（事務） 翻訳 / 通訳
- 会社概要
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- 業務内容
- ～障がいの有無に関わらず、全ての人が自分らしく豊かな暮らしを創造できる世界を目指す急成長ベンチャー～
■仕事内容：社内および現場での英語通訳・翻訳を中心に、外国人スタッフや海外関係者とのコミュニケーションサポートをお任せします。社内会議や現場での通訳をはじめ、英語の資料作成やメール対応など、英語力を活かして多方面で活躍できるポジションです。
■主な業務内容：英語⇔日本語の通訳（会議、打ち合わせ、現場など）
英語資料、マニュアル等の翻訳
外国人スタッフへの業務指示やサポート
メール・電話での英語対応（海外取引先とのやり取り含む）
社内調整・スケジュール管理
※現場とのやり取りが多く、臨機応変な対応が求められます。※マネージャー候補としてのステップアップも可能です。
■ポジションの魅力：語学スキルを活かして現場を支える、やりがいあるポジションです。
社内外の関係者と関わりながら、グローバルな環境でステップアップしたい方に最適です。
チームで動くことが多く、コミュニケーション力を活かしたい方を歓迎します。
■事業について：＜障がい者グループホーム運営事業＞自分のペースで暮らしながら、社会生活力を高めていける障がい者グループホームを運営しています。
”地域で自分らしく”暮らすために、必要なサポートを提供します。
＜就労支援サポート＞関東圏を中心に、障がい者の社会参画、自己実現に向けた就労支援サービスを提供します。
現時点で働く体力に自信のない方や、一般企業への就職に不安がある方でも、安心して働くことのできる支援体制を整えています。
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -102024-178656 掲載日：2025-12-16
翻訳・通訳担当 (法務部所属)
原則転勤なし/経常利益率39％の財務体質/主体性を持って働きたい方へ800 - 1200 万円 東京 オフィスサポート（事務） 翻訳 / 通訳
- 会社概要
- 同社は先端技術を駆使して、半導体製造装置および関連する精密加工技術の開発・製造を行う企業です。同社は、微細加工技術のリーディングカンパニーとして、半導体業界を中心に幅広い産業分野で高い評価を受けています。その製品と技術は、半導体デバイスの製造プロセスにおいて必要不可欠であり、高精度な加工と品質管理を実現します。また、グローバルに展開し、国内外のお客様に革新的なソリューションを提供しています。同社は、持続可能な成長と社会的責任を重視し、技術革新を通じて未来の産業発展に貢献しています。
- 業務内容
- ■業務概要：法務部所属の翻訳通訳担当として、以下業務をご担当いただきます。
【具体的な業務内容】各種契約書、社内外向けレター、メール文案、教育資料、システムUI等の英語翻訳やネイティブチェック
海外顧客、取引先等との打ち合わせにおける英語通訳
【業務の魅力】単なる作業にとどまらず、担当業務をより良くするためのアイデアを、実行に移すことができます。
業務の過程で最先端技術に触れる機会を得ることができます。
【業務改善活動(PIM)に関わる業務全般】改善案アイデア出し・推進・実施
毎月開催される他部署対戦で使用する資料の作成・発表
【目標管理活動(MBO)に関わる業務全般】(目標管理活動とは…企業活動の質ををめていくために、いくつかのの標を設定し全社で1年をかけて取り組む活動。全社と部部毎のテーマをそれぞれ設け、定期的に達成度合いを測定)担当テーマについて達成状況の進捗確認
他メンバーの取り組み意識を向上させる施策の企画推進
【残業時間】20h/月程度
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-198252 掲載日：2025-12-16
総務事務
海外での就業ビザ発行や経費精算、会計管理、契約業務などのご経験をお持ちの方必見です550 - 1000 万円 東京 オフィスサポート（事務） 総務
- 会社概要
- 同社は、建築の設計・監理を中心に、企画、コンサルティング、マネジメントなど、施設のライフサイクル全般に関わる業務を行っています。
- 業務内容
- 大手設計事務所の同社にて国際事務業務に従事していただきます。ご経験に応じて以下の業務をお任せいたします。業界経験不問ですので、建設プロジェクト関連業務など入社後にキャッチアップいただきますので、ご経験なくとも問題ございません。１．建設プロジェクト契約関連図書作成（英文）入札要項書、入札評価、契約書案、見積書案等、建設プロジェクトの英文書類作成業務２．建設プロジェクト会計管理（英文）プロジェクト財務報告書、プロジェクト請求書、プロジェクト現地事務所会計報告書等、プロジェクトに関連する英文会計管理３．国際ロジ関連業務出張者ビザ取得、宿泊先手配、移動手段手配、海外顧客との日程調整など
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
求人番号：JN -122025-198001 掲載日：2025-12-11
データセンターデリバリー＆サービスエンジニア
大規模なUPS(1000KVA以上)の製品設計又は現場試運転の経験や大規模なデータセンターの項目統合作業の経験必見です600 - 1500 万円 東京 オフィスサポート（事務） コールセンター / カスタマーサービス
- 会社概要
- 同社は幅広いICT製品およびサービスを提供している大手ICTソリューションプロバイダーです。通信機器やコンピュータネットワーク、クラウドサービスなど一般消費者向けのサービスから通信事業者や企業向けのソリューションも提供しています。
- 業務内容
- １．データセンターの電源製品（UPS、蓄電池、周辺盤）の導入に関するプロジェクトマネジメントならびにアフターサービス、テクニカルサポート
＜具体例＞
納品調整、現場の納品立会い、試運転調整、システム設定、メンテナンス、テクニカルサポートなど。
２．顧客と社内プロジェクトサポートチームと繋がり、プロジェクトにおける技術の解決方法および計画を導く
３．顧客と効率的なコミュニケーションを取りながら、ＴＡＣ障害分析と現場のテクニカルサポートを実行する。
４．サービスシステムを改善し、顧客および現地エンジニアに必要なテクニカルサポートと研修教育を実行する。
５．製品物流の確認から納品・受入れ・サービスまでの全プロセスを遂行する。
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-197950 掲載日：2025-12-10
英語対応オペレーター
海外生活のご経験をお持ちの方必見です400 - 450 万円 東京 オフィスサポート（事務） 翻訳 / 通訳
- 会社概要
- 同社は、ハウスサポートサービスなどでお客さまを救援するアシスタンス専業コールセンターです。
- 業務内容
- 海外旅行保険加入者や訪日外国人からの医療関連の問い合わせ対応をお任せします。具体的には、海外でケガや病気をされた方が日本へ帰国する際の国内病院手配、また訪日外国人が自国で加入した保険に付帯する「医療費立替えサービス」における病院手配や支払い代行です。現地病院と日本の医療機関、保険会社、サービス代行業者との調整を行い、帰国までの段取りを整えます。英語での電話・メール対応は1日10～20件程度。案件ごとに関係者と連携し、正確かつ迅速な対応が求められます。入社後は研修とOJTで業務を習得し、チームでフォローし合う体制があるため未経験でも安心です。
Kazuhiro Kitagawa
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求人番号：JN -122025-197947 掲載日：2025-12-10
総務（総務企画室）
総務・庶務・人事・法務など、バックオフィス部門での実務経験をお持ちの方必見です900 - 1600 万円 愛知 オフィスサポート（事務） 総務
- 会社概要
- 同社は、多岐にわたる産業領域においてグローバルに事業展開する総合商社です。自動車、機械、エネルギー、化学、食品、金属、電子部品などの幅広い分野で取引を行い、世界中の顧客に製品やサービスを提供しています。また、投資や金融サービス、物流、リサイクルなど、多岐にわたる事業活動を展開しており、持続可能な社会貢献にも注力しています。
- 業務内容
- 【全社の“安心”と“効率”を創る総務戦略リーダー】商業登記や文書管理、法令対応など、グループ全体の制度設計・運用をリード。現場と本社をつなぎ、業務の最適化やガバナンス強化を推進します。【オフィス・資産・車両のプロフェッショナルマネジメント】オフィス運営、固定資産管理・知財管理、業務用車両や社有車の管理、交通安全活動など、働く環境と資産価値の最大化を担い、現場の課題解決にも積極的に関わります。【防災・リスクマネジメントの最前線】防災訓練や災害対応、機密情報・個人情報管理、損害保険の企画推進など、全社の安心・安全を守る役割を担います。【多様性・社会貢献を推進するグループのハブ】障がい者雇用推進など、グループの社会的責任を体現し社内外に新たな価値を生み出します。【全社横断プロジェクト】新しい働き方に対応したオフィスリニューアル工事の企画・運営等を通じ、変革と成長を加速。自らのアイデアや経験を活かし、会社の未来を切り拓く役割を担います。
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
求人番号：JN -122025-197942 掲載日：2025-12-10
総務
総務・庶務・人事・法務など、バックオフィス部門での実務経験をお持ちの方必見です900 - 1600 万円 愛知 オフィスサポート（事務） 総務
- 会社概要
- 同社は、多岐にわたる産業領域においてグローバルに事業展開する総合商社です。自動車、機械、エネルギー、化学、食品、金属、電子部品などの幅広い分野で取引を行い、世界中の顧客に製品やサービスを提供しています。また、投資や金融サービス、物流、リサイクルなど、多岐にわたる事業活動を展開しており、持続可能な社会貢献にも注力しています。
- 業務内容
- 【社会貢献活動の戦略企画・推進】災害義援金や奨学金事業、寄付プログラムなど、企業の社会的責任を果たすための施策を企画・運営します。
単なる寄付対応にとどまらず、社会課題解決を通じて企業価値を高める視点で、全社的な取り組みを設計します。
【社員参加型ボランティア活動の拡充と浸透】社員が主体的に参加できるボランティア活動の企画・実施を推進します。
社内広報や啓発施策を通じて、活動の認知度を高め、参加率向上を図ります。グループ会社や地域団体との協働も含め、活動の幅を広げます。
【地域振興・文化活動の企画運営】地域フェスタや文化イベントへの参画、取引先招待イベントの企画・運営を通じて、地域社会との信頼関係を強化します。企業ブランドを高めるため、地域貢献と企業価値向上を両立させる取り組みをリードします。
【全社横断プロジェクトへの参画と推進】サステナビリティ推進委員会や関連部門と連携し、社会貢献活動を全社戦略に組み込むプロジェクトを推進します。将来的には、グローバル拠点との協働や新規プログラムの立案など、より広範な領域で活躍できる機会があります。
Kazuhiro Kitagawa
Corporate Services -
求人番号：JN -092025-194549 掲載日：2025-12-08
秘書兼パーソナルアシスタント
高いホスピタリティ精神をお持ちの方必見400 - 650 万円 東京 オフィスサポート（事務） 重役アシスタント / 秘書
- 会社概要
- 同社は、資産管理会社です。
- 業務内容
上場企業オーナーのファミリーオフィスにて、チーム体制でオーナーのサポート
をお任せします。
主にプライベート事案のサポートや、関連会社のイベント対応等、チームメンバーや、関連会社の関係者と連携しながら業務を遂行していただきます。
オーナー（上司）からの指示をチーム内に采配したり、状況を考慮しながら現場からの報告／質問をオーナーに伝達するなど、オーナーとチームのブリッジ役も担うため、組織にとっても非常に重要なポジションです！
◤オーナーとその他関係者への献身性はもとより、チームのために貢献できる心をお持ちの方からのご応募お待ちしております◢
【業務詳細】
スケジュール調整
個人や関連会社で主催するイベントの企画、運営（事前準備～当日アテンド対応等）
会食の手配～アテンド、および事前資料の作成（席次やメニュー表等）
出張、旅行の手配・同行（現地でのアテンド対応等）
ケータリング／手土産／贈答品等の手配
プライベート関連の手続きや調整（クリニック関連、役所関係の手続き等）
ご自宅／別荘の管理サポート（清掃会社との調整、日用品の発注、リフォーム案件の調整等）
百貨店の外商対応（希望アイテムのリクエスト、訪問日時の調整、配送品の受け取り等）
ご親族対応等（お誕生日ディナーやケーキの手配、別宅利用の依頼窓口等）
※1～4の業務が、比重の高い業務となります。
━━━━━━━━━━━━━━━#spotlightjob4
Nao Yoshida
Corporate Services -
求人番号：JN -092024-176389 掲載日：2025-12-05
採用担当 (人事総務部 )
Global企業での採用経験を積んでいただけます！0 - 0 万円 東京 オフィスサポート（事務） 人事アシスタント
- 会社概要
- 同社は、洋菓子の製造・販売等を行っています。
- 業務内容
- 業務内容：
中途
アルバイト／派遣ほか説明会実施、母集団形成
採用立案、選考フロー確定、求人票作成、要件設計
新卒学校対応（学内説明会実施における営業活動、エントリー受付、その他やり取り全般）
応募者対応（面接日程調整、面接実施、合否連絡、その他問い合わせ対応）
採用立案、求人票作成、要件設計
運用など（SNS、媒体、人材紹介、ダイレクトスカウト、エンゲージほか）
応募者対応（面接日程調整、面接実施、合否連絡、その他問い合わせ対応）
〈アルバイトほか〉契約更新業務（契約書作成※3ヶ月毎200名）、入退社管理
全国14店舗が対象：採用立案、求人票作成、要件設計、店長に定期ヒアリング（採用ニーズ確認）
応募者対応（面接日程調整、面接実施、合否連絡、その他問い合わせ対応、店舗によっては店長が直接対応）
〈新卒〉学校の取り組み（実習など）の参加
入社手続き（書類発送、返送書類の確認、入館申請補助、各所に必要情報の共有）
採用付随業務
面接担当者に対する面接トレーニングの実施
説明会登壇社員に対するリクルータートレーニング
Nao Yoshida
Corporate Services -
求人番号：JN -032025-186008 掲載日：2025-12-05
Workplace Coordinator
【Tokyo／丸の内】A Global Advisory Firm Specializing in M&A400 - 600 万円 東京 オフィスサポート（事務） 総務
- 会社概要
- 同社は、独立系M&Aアドバイザリーファームです。
- 業務内容
- ＼Make the office environment more “comfortable” and “professional”／*This is a position that is not available on the company website As a global advisory firm specializing in M&A, we want Workplace Coordinator to help our professional employees work efficiently and customers who come here for business meetings to have a first-class time.We expect you to improve the overall office environment while fulfilling a back-office (general affairs- related tasks)role. M&Aに特化したグローバルアドバイザリーファームですので、社員には最高のパフォーマンスが発揮できるような環境を、お客様には最高の時間を過ごしていただけるような環境づくりをWorkplace Coordinatorとともに行ってまいりたいと考えています。バックオフィスの役割を果たしながら、オフィス環境全般をより良くしてください。 Followings are what you will be accountable for:
Service Focus
· Meet and greet all visitors and take them to their assigned desk or office.· To assist with daily reception duties as and when required.· Set up meeting rooms with hospitality and catering.· Ensure AV systems are set up and working.· Clear down meeting rooms after use.· Assist the OM with new joiners’ induction and first day orientation. · Offer a concierge type service - be a first point of contact for visitors and employees. o Prepare suitable workstations for upcoming visitors, liaising with necessary colleagues to allocate desks and place welcome packs. · Print and bind documentation for client meetings and any in-house requirements. · Organise couriers and post, as and when required.· Ensure stationery, pantry/catering and cleaning products are fully stocked.
Systems
· Condecoo Responsible for overseeing meeting room bookings and hot desk requests, and the correct logging of all visitor information onto the system and capturing all hospitality requirements.o First point of contact for any issues with the Condeco system.· Logging and liaising with IT and Condeco for any issues that cannot be resolved in-house. · Provide first line assistance with meeting room AV kit.
Workplace
· Be a physical presence in the office throughout the day.o Conduct regular walk rounds of the floors.o Assist employees with general office enquiries/issues. o Ensure hot desk bookings and visitors (on Condeco) match with who is in the office and where they are actually seated and report any anomalies to the OM. · Ensure the office is clean and tidy and the lounge/kitchen areas are always looking fresh and are sufficiently stocked. · Ensure a thorough understanding of HL measures and processes (which will change regularly). · Assist the OM with management and compliance with fire and safety regulations.· Assist the OM with day-to-day liaison with building management including coordination of facilities maintenance programs throughout the year.· Assist the OM with procurement and maintenance of office furniture, equipment and asset management.
Invoicing
· Prepare and review invoices for approval; check for accuracy and verify across the business lines, including assigning relevant cost/project codes.· Liaise with the Finance & Accounting team to report any issues in a timely manner.
ESG
· Help the OM drive engagement and wellbeing activities for employees.· Help drive the HL sustainability agenda in Tokyo. Others
· Assist the OM with vendor management and negotiations, including that for library and records.· Assist the OM with events as well as ad-hoc projects.――――――――――
Nao Yoshida
Corporate Services