Jobs list of Support & Administration & Executive Assistant / Personal Assistant
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NEWJob number: Job-00267787 Posted: 2024-04-24
【品川】営業支店総務（取締役サポート・秘書）
ホスピタリティ業界出身者歓迎4.5 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client develops and sells comprehensive functional components including optical films for LCDs.
- Responsibilities
【変更の範囲：会社の定める業務】
【職務内容】東京を拠点とする取締役対応、及び取締役会運営業務
他、東京支店（営業拠点）の総務全般業務
【入社後まずお任せしたい業務】東京を拠点とする取締役、監査役のサポート。取締役会運営。ご経験はなくても、入社後に業務習得頂けます。
総務業務については入社時期に応じて担当いただく業務を決定いたします。
【将来的にお任せしたい業務/キャリアパスのイメージ】1-3年後:取締役対応、取締役会運営について、秘書室や関係部署と連携し運営をリードできるリーダーになっていただきたい。希望に応じて、役員付き秘書ができるレベル。総務業務に関しては、部門の方針に基づき、担当レベルの課題設定ができる人財になっていただけることを期待しています。
3-5年後：ご本人のキャリア要望を確認しながらキャリアを実現できるよう支援していきます。
【業務のやりがい/アピールポイント】経営トップの近くで業務を行うことにより、高い視座と全社にまたがる幅広い人脈を形成することができます。
営業総務部では、様々な執行体の多様なメンバーと連携し業務を行うことができます。また全社に先駆けた施策の企画立案、実行を経験できます。
【所属組織の構成、雰囲気や仕事の進め方】営業総務部：総務課、勤労課、企画課で構成。
年代は、20代から50代まで幅広く、企画課はキャリア入社者も多いです。多様性が尊重され安心して発言ができる職場環境です。担当を任された仕事については、主体性とチャレンジを楽しむ姿勢が歓迎され、目的を確認しながらチームで目標達成を行います。
国内出張：必要に応じて、名古屋、大阪目安年に２～３回
テレワーク：週に１～2日程度
Momoko Slipais
Office Support -
NEWJob number: Job-00256354 Posted: 2024-04-24
【東京】Executive Assistant | 役員秘書
Provide admin support to marking director of int. liquor co.6 - 7 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client is a trading company involved in the import and trade of premium and upscale alcoholic beverages. It operates on a global scale and manages a wide array of internationally recognized brands, spanning champagne, wine, and spirits.
- Responsibilities
- Main responsibilities:
Administrative SupportProvide secretarial and work-related administrative support to Marketing Director, such as documentation, expense claims, meeting scheduling, travel booking, visa applications
For business trips both domestic and overseas, to assist with travel co-ordination and booking in accordance to Company T&E guidelines
Plan, track and monitor the Travel & Entertainment (T&E) budget and expenses of the Marketing Director
Assist in filing purchase requests and invoices in Concur for vendor fees/expenses incurred by the department, and handling recharging instructions to Finance team where relevant
Assist in the preparation of business reports and presentations/ materials for the region with Marketing Team Members under Marketing Director’s guidance.
Be responsive to emails/ text messages/ phone calls with contact outside normal business hours where needed
Manage proper archival and management of documents
Department Co-ordinationPlan and organize any business meetings, training, workshops and conferences, both virtual and in-person sessions
Consolidate information, reports or presentations from the Company Internal Departments and functions on different projects for review
Manage the team calendar for regular meetings and/or events
Support scheduling and logistics for visitors from other regions and maisons (e.g. transport, meeting scheduling and room booking, business lunch reservations)
Nao Yoshida
Office Support -
NEWJob number: Job-00267402 Posted: 2024-04-23
【九段下】Executive Secretary | 役員秘書
海外担当の役員様につく秘書ポジションです！4 - 5.5 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client is a manufacturer of machined products.
- Responsibilities
- 役員秘書（取締役～執行役を3名程度担当いただきます）
業務内容：
スケジュール管理
アポイント調整（社内調整がメイン）
来客対応
国内外出張手配、精算
出張中のトラブル発生時の緊急対応・書類・名刺管理
会食、手土産、慶弔関連等の交際業務
担当役員が主導する会議体の運営補佐（会議招集、資料作成補助・印刷等）
Momoko Slipais
Office Support -
NEWJob number: Job-00264052 Posted: 2024-04-22
【東京】秘書／オフィスマネージャー
セクレタリー経験者必見です!8 - 12 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- The founders of this executive financial consulting firm previously played key roles at one of the world\'s leading executive search firms with the goal of pursuing the hope of quality recruitment strategies. They focus keenly on quality of information and product knowledge, not volume like simple resume brokerage firms. The added value provided comes from consultative ability, and this is where we distinguish ourselves from other executive search firms. Through a focus on detail and thorough understanding of client needs, the company matches client and candidate profiles, taking the market climate into account for a thorough placement.
- Responsibilities
- プレイングマネージャーとして業務を行う同社の代表アシスタントとして、業務遂行上必要となるサポート業務を行って頂きます。
セクレタリー並びにリサーチ業務:
コンサルタントのスケジューリング、メールチェック、電話取次ぎ等の各種秘書業務
選考のスケジューリング、選考結果の回収等、社内外との連絡および応対業務（1日30～50通ほどのビジネスメールを作成します）
候補者の個人情報の入力作業（DB入力）、レジュメ作成および確認（英訳含む）
データベースからのキャンディデート・ソーシング、エバリュエーション等
アドミ業務:
庶務…事務用品の発注および管理、ウェブサイトの更新（専属SEとの連絡）、その他
経理…経費精算、顧客へのインボイス発行、入出金管理、決算資料作成
人事…入退職手続き、給与管理（専属社労士との連絡）
Nao Yoshida
Office Support -
NEWJob number: Job-00266322 Posted: 2024-04-22
Bilingual Administrative Assistant
インターナショナルな環境にて、Adminスキルを磨くことが出来ます！5 - 5.5 million yen Kanagawa Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
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- Responsibilities
- Main responsibilities:
Assist the Country Head in his various activities by providing active support.
Maintenance of list of customer database
Track and process invoicing for services & vendor management.
Supporting Client's related and events with the company team
Set up meetings with potential clients and understand their event specific concerns.
Single Point of Contact for maintenance, mailing, shipping, bills, and errands
Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible.
Expertise in scheduling meetings, calendar management, records, transcribe and distribute minutes of meetings.
Momoko Slipais
Office Support -
NEWJob number: Job-00263608 Posted: 2024-04-19
バックオフィスアシスタント・秘書
海外案件のTo日本Webマーケティング進出をサポートする企業3.5 - 4.5 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
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- Responsibilities
- 当社はスタートアップ企業でゲーム案件を中心に、家電・美容・玩具・レジャー施設・雑貨など幅広く海外案件のTo日本Webマーケティング進出をサポートしております。より日本展開をしていきたいお客様へのニーズに応えるため、WEBマーケティングのコンサルタントのリーダー候補として当社で活躍頂ける方からの応募をお待ちしております。
業務詳細：
社長や役員のスケジュール管理、出張手配、会議資料の作成・配布
電話、メールなどでの問い合わせ対応、来客応対
資料作成、データ入力、ファイリング、その他事務処理
その他、上司からの指示に従った業務
新しい案件に携わるチャンスが多く、提案から運用・デザインまで一貫してサポートして頂くため、スピード感を持って業務に携わることができます。
また、外国籍のスタッフも在籍しており、中国語・英語が話せる方であれば海外とのクライアント折衝の際にご経験を活かしやすい環境です。
Ami Hayashi
Office Support -
NEWJob number: Job-00265012 Posted: 2024-04-18
【赤坂／職種未経験可】役員秘書◆英語力を活かせる／PR業界トップクラス企業／土日祝休み
秘書のご経験ある方お待ちしております4.02 - 5.04 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- our client is a PR company that does marketing PR.
- Responsibilities
- ■業務内容：
総合PR会社である当社にて、秘書業務をご担当頂きます。以下秘書業務全般を行って頂きます。
■業務詳細：スケジュール管理
電話応対、来客応対
出張・会食手配
会議のアレンジ、資料作成
その他（備品発注など）の秘書業務全般
Momoko Slipais
Office Support -
NEWJob number: Job-00264629 Posted: 2024-04-18
【東京】秘書（役員業務補佐）
///4 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client is a leading manufacturer of pachinko and pachislot machines and game software in Japan.
- Responsibilities
- ■業務内容：当社の取締役に付き、秘書として役員業務補佐をお任せします。
◇秘書業務全般（スケジュール管理、フライト手配、各種社内申請など）◇役員出張先各国の入国申請（帰国申請）や制度確認等◇社用車／ドライバー手配◇役員への貸代機材の対応◇取引先への手紙や御礼のメール対応◇その他雑務
Momoko Slipais
Office Support -
Job number: Job-00267171 Posted: 2024-04-16
【東京】役員秘書
秘書業務経験者必見です!4 - 5.5 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client is developing a confectionery manufacturing and sales business.
- Responsibilities
- 経営者のスケジュール管理や業務サポートを通じ、経営者を支える仕事をお任せします。
スケジュール管理：月、週、日別のスケジュールを管理する仕事です:
スケジュール（社内MT、社外商談・打合せ、取材）確認と本人連絡
交通、宿泊等手配
取引先等管理
社内MT等への参加
業務サポート：資料作成等の簡単なサポート業務:
スピーチ原稿のチェック
社内資料作成 ※会長もしくは社長秘書の可能性が高いですが、現時点で確約は出来ません。
Momoko Slipais
Office Support -
Job number: Job-00254083 Posted: 2024-04-04
【熊本】Department Secretary | デパートメント秘書
英語を日常的に使用するグローバルな環境6 - 8 million yen Other Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- A semiconductor company.
- Responsibilities
- Main responsibilities:
Assist department managers to arrange and maintain business schedule and meetings
Support projects, budget management and logistic handling
Provide administrative work of related business
Respond internal and external business inquiries
Provide full secretarial assistance (e.g., host Year-End Party, department outing etc.) and ad-hoc tasks such as seats arrangement, conference room arrangement, and negotiation etc.
Closely collaborate with division secretary to support factory operation
Nao Yoshida
Office Support -
Job number: Job-00261590 Posted: 2024-04-01
【東京・丸の内勤務】代表秘書
トップマネジメントの秘書業務全般をお任せいたします。4 - 5 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client conducts research and educational activities related to domestic and international situations, as well as management consulting.
- Responsibilities
- ■業務概要：トップマネジメントの秘書業務全般をお任せいたします。
■具体的には：メインの業務は弊社代表取締役CEOが国内外で滞りなく業務遂行できるようセクレタリーグループの一員として、グループリーダーの下でサポートをしていただききます。メール対応（日本語・英語）
電話対応（日本語・英語）
スケジュール管理・調整（全所的な調整を行うことが日常業務です）
代表取締役（CEO）宛のメール・書類の管理
代表取締役（CEO）及び同行メンバーに関する出張手配・サポート
社内外の折衝業務
来客対応
本社、現地法人のデータ管理
各種調査、情報収集、資料作成
その他、庶務業務等
※出張同行（国内外）も場合により担当する場合があります。
Momoko Slipais
Office Support -
Job number: Job-00243890 Posted: 2024-03-22
秘書
グローバル法律事務所3.8 - 4.5 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- The firm has recognized excellence for its innovative capabilities in finance, particularly for their work in project finance etc as well as the creation and management of investment funds, both inbound and outbound.
- Responsibilities
- 弁護士の指揮・監督のもと、スケジュール管理、会議のアレンジ、電話・来客応対、書類の作成・修正、コピー、ファイリング、請求書発行等、多岐にわたる弁護士補助業務全般を担当頂きます。
Ami Hayashi
Office Support -
Job number: Job-00256142 Posted: 2024-03-15
【大阪】Office Manager Assistant / Interpreter (Associate) | 室長アシスタント兼通訳（アソシエイト）
語学力が活きる・秘書としての経験が積める、磨けるチャンス！4 - 6 million yen Kansai Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client operates theme parks.
- Responsibilities
- 業務内容：
スケジュール調整･管理
会議のセッティング、通訳の手配
経費処理を含む事務管理全般
メールや文書の翻訳
会議通訳（部内および部内の技術的な通訳を含まないもの）
その他、関連する業務
Nao Yoshida
Office Support -
Job number: Job-00256227 Posted: 2024-03-05
【横浜】Admin / Secretary | 事務兼秘書
中国語ネイティブレベルの方、お待ちしております！4 - 5 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
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- Responsibilities
- 業務内容：
日本現地企業の立ち上げを支援し、会社登記、オフィスの賃貸契約などを含む関連業務
海外チームの日本進出を支援し、就労ビザ申請、寮の手配、航空券、ホテルの予約など関連業務
日常業務や外部業務の手続きの支援
海外の同僚が日本の文化に溶け込めるよう、生活上のサポートなども行っていただきます
社内の上級幹部や重要な顧客の日常的な接待を手配
そのほか上司からの業務指示
Nao Yoshida
Office Support -
Job number: Job-00256196 Posted: 2023-12-04
【戦略】社長直轄で新規事業・グローバル展開の拡大に貢献
マーケまたは事業開発のご経験をお持ちの方は即戦力としてご活躍いただけます！3.5 - 6 million yen Tokyo Support & Administration Executive Assistant / Personal Assistant
- Company overview
- Our client conducts research and educational activities related to domestic and international situations, as well as management consulting.
- Responsibilities
- 事業全般について企画・運営・執行に際し、リード及び支援を行っていただきます。
業務内容：
メンバーに対しCEOの意思を即時に伝達・浸透し、プロジェクトを進行していく上で足りないところ・遅延しているところに対しては、自らハンズオンで取り組んでいただきます。
これらの作業をCEOとの密接な連携の下行い、最速で会社として実現したいことを具現化していきます。
経営マインドに対する深い理解と関心だけでなく、他方で経営リーダーを担うCEOの考えを「先取り」して実行するというスピード感や行動力が求められます。
Arisa Fujimura
Business Planning
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